Ihr Partner für DMS und ECM.
Verschwenden Ihre
Mitarbeiter täglich
viel Zeit für das
Suchen von
Dokumenten?
Wenn Ihnen diese Problematik vertraut ist, dann können wir Ihnen helfen, sich wieder einen Überblick zu verschaffen.
Die Problemstellung:
Liegen auf Ihrem File-System Dateien mit Bezeichnungen wie „Vertragsangebot-ABC-final-V3.docx“? Können Sie kaum noch sicherstellen, dass all Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden und Ihnen im Fall einer Betriebsprüfung kein Bein stellen? Werden die Dateistrukturen auf Ihrem Server mit X Unterordnern immer unübersichtlicher? – Solche Situationen treten oftmals ein, wenn mehrere Generationen von Mitarbeitern die Dokumente nach ihren jeweils eigenen Prinzipien abgelegt haben. Die für eine effiziente Arbeit nötige Transparenz ist nicht gegeben. Immer wieder muss Zeit für das Suchen von Dokumenten aufgewendet werden – Zeit, die Mitarbeiter wertschöpfender nutzen könnten.
Unsere Lösung:
Ergebnis:
- Ihre Prozesse sind ab sofort wieder effizient.
- Sie betreiben keine Ressourcenverschwendung mehr.
- Ihre Dokumente sind jetzt strukturiert und geordnet.
- Bei Ihnen herrscht nun digitale Ordnung.
- Sie haben nun tatsächlich Ihre Digitalisierung gestartet. Alle Dokumente sind überall und jederzeit auf Knopfdruck verfügbar.
Die vier Schritte zur Lösung Ihrer Probleme:
Erstgespräch
Analyse und Workshops
Konzeption und Planung
An dieser Stelle partizipieren Sie vor allem an unserer langjährigen Erfahrung bei der Prozessdigitalisierung und -optimierung. Wir nutzen unsere Expertise und unser Know-how, um daraus den für Sie optimalen Prozess zu entwickeln. Sie erfahren, wie und mit welchen Mitteln Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern, Bearbeitungszeiten verkürzen und Abläufe vereinfachen können.
Umsetzung und Steuerung
Nachdem wir Ihnen unsere Lösung präsentiert und sie mit Ihnen abgestimmt haben, geht es mit unserer hauseigenen Entwicklungsabteilung an die Umsetzung. Wir passen das ECM-System DocuWare bzw. die Workflow-Lösung auf Ihre individuellen Anforderungen an, richten die Prozesse ein und installieren die Produkte entweder auf Ihrem Server oder in unserer eigenen Cloud. Für einen nahtlosen Informationsaustausch entwickeln wir auch Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen. So entsteht schließlich jene Lösung, die auf Ihre Anforderungen passgenau zugeschnitten ist und die wir Ihrem Team in entsprechenden Schulungen erläutern.
Die Vorteile:
Natürlich existieren heute viele ECM-Systeme auf dem Markt. Allerdings können die wenigsten Anbieter eine derart lange Produktgeschichte vorweisen wie DocuWare. Die Software hat sich in 25 Jahren zu einer der etabliertesten Lösungen in Deutschland entwickelt und ist trotz ihrer ausgereiften Funktionalität benutzerfreundlich, also intuitiv bedienbar und verständlich. Hinzu kommt, dass sie sich mit wenig Aufwand integrieren lässt sowie alle Dokumenttypen und formate aus allen Quellen verwaltet. Die Vorteile von DocuWare sind außerdem:
- Eine künstliche Intelligenz, die Dokumenteninhalte in Indexbegriffe verwandelt. Statt fehleranfälliger manueller Dateneingabe erfolgt die Indexierung automatisch und sekundenschnell.
- Erfassen und archivieren Sie Belege mühelos mit mobilen Apps und bringen Sie Prozesse auch unterwegs ins Rollen.
- Zusätzlich zu strukturierten Index-Metadaten erstellt DocuWare zu allen Inhalten einen Volltextindex für präzise, individuelle Suchanfragen.
- Machen Sie die DocuWare-Indexdaten Ihrer Dokumente für Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System nutzbar.
Unser Service:
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Implementierung:
Wir führen die Software in Ihr Unternehmen und Ihre vorhandene Systemlandschaft ein. Dabei sorgen die offenen Schnittstellen für einen reibungslosen Datenaustausch mit korrespondierenden Systemen. -
Modellierung Ihres Dokumenten-Managements:
In intensiven Workshops analysieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Abläufe und erarbeiten Optimierungsansätze. Daran anschließend setzen wir die optimierte Dokumentenablage mit DocuWare um.
Unsere Expertise:
- Unsere Berater unterstützen Sie mit einem intensiven Schulungsangebot für Endanwender und Administratoren.
- Wir haben über 25 Jahre Erfahrung mit Docuware und Docuware und sind Diamond Club Member für zahlreiche erfolgreich umgesetzte Projekte.
- Wir sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 27001
- Wir arbeiten CO2-neutral
FAQs - häufig gestellte Fragen unserer Kunden:
Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?
Digitalisierung in Unternehmen bedeutet, mit Hilfe digitaler Technologien komplexe Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln. Digitalisierung betrifft immer das komplette Unternehmen und nicht nur einzelne Bereiche.
Was sind digitale Prozesse und welche Vorteile bieten sie?
Digitale Prozesse sind optimierte Prozesse, in welchen Informationen digital erstellt, verarbeitet und gespeichert werden. Sie bieten den Vorteil, dass sie deutlich effizienter, sicherer und transparenter sind als analoge Prozesse.
Für wen ist die DATEV-Anbindung sinnvoll?
Die DATEV-Anbindung ist für alle Unternehmen sinnvoll, die eine DATEV-Lösung als Buchhaltungssystem nutzen. Über die Anbindung lassen sich Stammdaten überprüfen und fertige Buchungssätze in DATEV erzeugen. Dies spart lästige Mehrarbeit.
Warum ist die Digitalisierung wichtig?
Digitalisierung im Unternehmen ist ein Schritt, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Durch die Digitalisierung wird das Unternehmen effizienter, die Abläufe werden transparenter und Schwachstellen im Unternehmen können behoben werden. Die Sicherheit von Informationen im Unternehmen wird maßgeblich erhöht, da sich digitale Informationen deutlich einfacher wiederherstellen lassen, als analoge. Zusätzlich trägt man mit der Digitalisierung auch noch zum Umweltschutz bei, da deutlich weniger Papier benötigt wird.
Welche Vorteile bietet ein SaaS-System?
Die wichtigsten Vorteile eines SaaS-Systems sind, dass diese Lösung schneller einsatzbereit ist, diese jederzeit und von überall zugänglich ist, der Kunde nicht die Verantwortung für das System trägt und sich dadurch die Kosten für eventuell benötigte Hardware einsparen lassen.
Was kann das JobRouter-System leisten?
Die JobRouter Digitalisierungsplattform steuert ihre Geschäftsprozesse über das gesamte Unternehmen hinweg. Durch die hohe Flexibilität und die modularen Bausteine lassen sich selbst die komplexesten Geschäftsprozesse digital abbilden.
Was versteht man unter ECM?
ECM steht für Enterprise-Content-Management und befasst sich mit den Strategien, Techniken und Systemen zur Erfassung, Steuerung, Archivierung, Erhaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten zur Optimierung von Unternehmensprozessen und führt strukturierte, wenig strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.
Was bringt OCR?
OCR bedeutet optical character recognition und steht für die Texterkennung in Dokumenten. Mithilfe der OCR-Technologie werden Daten, welche sich in Bildern, Dokumenten und anderen Dateien befinden, für digitale Systeme zugänglich gemacht.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Bei uns können alle Dokumente digitalisiert werden. Ganz egal, ob es sich dabei um einfaches DIN A3/A4 Papier oder auch größere Formate handelt. Auch gebundene Dokumente, Bücher und Bilder können wir zerstörungsfrei digitalisieren. Selbst alte Mikro-Film-Karten können Sie bei uns digitalisieren lassen.
Was ist ein DMS und welche Vorteile bringt es?
Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Speicherort für alle Dokumente im Unternehmen. In diesem lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren, was es Ihnen ermöglicht, einen Großteil Ihrer Papierdokumente zu vernichten. Dies spart u.a. Platz, macht die Dokumente ortsunabhängig verfügbar und erleichtert deren Wiederfinden.