Großformatige Vorlagen sind alle Dokumente, die größer sind als DIN A3 (420 x 297 mm), z. B. Karten, Baupläne, technische Zeichnungen, Werbeplakate und Poster. Solche Originale lassen sich nicht mit einem Kopiergerät oder Flachbettscanner reproduzieren, sondern fordern eine Speziallösung.

Die nicht-digitale Kopiertechnik reicht dazu nicht aus. Mit dem Großformatkopierer kann man zwar hervorragende Kopien erstellen, aber nur in Schwarzweiß. Außerdem braucht man für Lichtpausinstallationen sehr viel Platz und aufwendige Entlüftungssysteme. Analoge Kopiergeräte, die Dokumente größer als DIN A3 verarbeiten können, gibt es nicht mehr.

Die Lösung für dieses Problem ist digitales Kopieren. Dazu braucht man einen großformatigen Scanner, einen großformatigen Drucker und einen PC mit Kopiersoftware.  

Der Scanner erfasst die Vorlage und wandelt ihre grafische Information in digitale Daten um. Großformat-Scanner müssen breit genug sein, um mindestens eine DIN-A3-Vorlage lesen zu können. In der Regel haben Großformat-Scanner mindestens eine Scanbreite von 660 mm (26"), also weit über DIN A3 hinaus. Aktuelle Geräte verarbeiten sogar Dokumente mit einer maximalen Breite von 1371 mm (54").

Abgesehen vom Format unterscheidet sich ein Großformat-Scanner von einem Flachbettscanner dadurch, dass die Vorlage nicht auf einer Glasplatte ruht, sondern mechanisch durchgezogen wird, wobei eine Leuchstoffröhre oder LED´s die Vorlage ausleuchtet und Kameras im Inneren des Gerätes das reflektierte Licht einfangen und in Digitalwerte umsetzen. Für die Länge einer Vorlage gibt es daher keine Beschränkung.  

Am Ende der digitalen Kopierkette steht das Ausgabegerät, der Großformat-Drucker (früher auch oft Plotter genannt). Dieser erstellt die Kopie, indem er die vom Scanner eingelesene Daten wieder auf Papier oder einen anderen Bedruckstoff bringt. Dabei ist heutzutage die Tintenstrahltechnik (Inkjet) vorherrschend: Aus extrem kleinen Düsen werden winzige Tintentropfen auf das Papier geschossen. Die gängigen Druckertypen haben eine maximale Druckbreite zwischen 914 und 1524 mm und können eine Linienzeichnung der Größe DIN A0 in weniger als zwei Minuten fertigstellen.

Die Vorteile digitaler Großformatsysteme sind mannigfaltig. Sie sind einfach zu bedienen und gewährleisten hohe Produktivität bei geringem Arbeitsaufwand. Sie versetzen Copyshops und Dienstleister in die Lage, farbige Großformat-Kopieraufträge zu erfüllen und den Profit zu steigern. Reprografischen Abteilungen in Industrieunternehmen oder bei Behörden ermöglichen sie Effizienz und erhebliche Kosteneinsparungen, weil Kopierjobs in-house und zu jeder Zeit erledigt werden können.  

Selbst vollautomatische oder teilautomatische, ( online und offline Falter), DIN gerechte Faltungen lassen sich in der Endverarbeitung durch Großformatfalter einfach und präzise herstellen.