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Brabus

Performance auf allen Ebenen: BRABUS gibt mit Behrens & Schuleit Gas beim Dokumentenmanagement

Der Name Brabus steht für modernen Luxus auf höchstem Niveau. Innovative Technik, hochwertige Materialien, Liebe zum Detail und geschmackvolle, dynamische Ästhetik sind die entscheidenden Bestandteile der High-Performance-Fahrzeuge, die seit über 40 Jahren im Herzen des Ruhrgebiets entwickelt werden – für Kunden in über 100 Ländern. 

Die Re-Zertifizierung der ISO DIN 9001:2015 brachte die Brabus GmbH zu dem Entschluss, ein neues Projektmanagement-System aufzubauen. Dazu wurde ein starker Partner für das ebenfalls neu zu implementierende DMS gesucht. Die Wahl fiel auf den Düsseldorfer Dokumentenspezialisten Behrens & Schuleit als Partner und wichtiger Berater für die Umsetzung der gewünschten individuellen Lösungen. Dokumente sollen geprüft, freigegeben und in der Revision hochgezählt werden. Ziel: Nur aktuelle und freigegebene Dokumente dürfen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Integration wurde mit einem Pilot-Projekt bei einem Tochterunternehmen ersteingeführt. Nach dem die gewünschte Akzeptanz erreicht war, wurde das Roll-Out-Projekt angestoßen und die Intergration auf die gesamte Organisation ausgeweitet.

Betriebliches Vorschlagwesen und der kontinuierliche Verbesserungsprozess für DocuWare

Die Firma Brabus entschied sich für ein Dokumenten-Management-System der Firma DocuWare, Behrens & Schuleit war als Partner für die Implementierung und als wichtiger Berater für die Umsetzung der gewünschten, individuellen Lösungen zuständig. Dokumente sollen geprüft, freigegeben und in der Revision hochgezählt werden. Ziel: Nur aktuelle und freigegebene Dokumente dürfen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Integration wurde mit einem Pilot-Projekt bei einem Tochterunternehmen ersteingeführt. Nach dem die gewünschte Akzeptanz erreicht war, wurde das Roll-Out-Projekt angestoßen und die Integration auf die gesamte Organisation ausgeweitet.

Sobald die Akzeptanz eine gewissen Höhe erreicht hatte, reichten Mitarbeiter Vorschläge ein, wie die Freigabe, die Revisionierbarkeit und andere Funktionen bei weiteren Prozessen zum Vorteil des Unternehmens nützlich sein konnten.

Mit den intensiven, durch die Firma Behrens & Schuleit durchgeführten, Trainings- und Lehrstunden wurde bei Brabus das interne Know-How aufgebaut, um auch selbst Workflows entwerfen zu können. In der ersten Phase des Entwickelns und Testens übernahm Behrens & Schuleit dazu die Aufgabe der Beratung und Qualitätssicherung. Der beachtliche Output besteht aus einer Vielzahl, mit Hilfe von Behrens & Schuleit individuell programmierten, Prozessen, die sich im Hause Brabus umgehend etabliert haben. Angefangen vom digitalen Ablegen und ortsunabhängigen Freigeben von Entscheidungsvorlagen über die Fahrzeugannahme bis zu den Rechnungsprüfungsprozessen.

Implementierte Schnittstellen zu weiteren Systemen:

- ERP System Navision

- CRM System Sugar CRM

- ViFlow

- JobRouter

Hohe Erwartungshaltung

Bei der Umsetzung eines solch umfangreichen Projektes, das die gesamte Unternehmensstruktur betrifft, muss man sehr hohe Erwartungen an den Dienstleister an seiner Seite haben.

Dazu gehören organisatorische Erwartungen:

- Dauerhafte Partnerschaft
- Direkte Ansprechpartner
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Beratung
- Beratung in allen Belangen was Digitalisierung angeht

Sowie programm- und systemabhängige Erwartungen:

- Digitalisierung von abgelegten Akten mit Volltextsuchfunktion
- Digitalisierung und Optimierung von Freigabeprozessen
- Schaffung von Transparenz in der Dokumentenverwaltung
- Garantie der Aktualität der Dokumente, die im Unternehmen in Verwendung sind
- Weiterentwicklung von neuen und bestehenden Prozessen

Die BRABUS GmbH hat sich mit der durch Behrens & Schuleit erbrachten Dienstleistung äußerst zufrieden gezeigt und ist in weiten Teilen in ihren Erwartungen sogar noch übertroffen worden. Sie konnten und können sich jederzeit auf ihren kompetenten Ansprechpartner verlassen und auf dauerhaften Beistand und eine adäquate Beratung in den Bereichen Digitalisierung und Prozess-Optimierung zählen. Von dem durch Behrens & Schuleit aufgebauten Know-how profitiert das ganze Unternehmen.

Folgerichtig hat sich Brabus für ein weiteres System und die damit einhergehende dauerhafte Partnerschaft mit Behrens & Schuleit entschieden: Das System „JobRouter“ wird integriert. Alle Freigabe Prozesse und Webformulare werden dann über dieses System abgebildet und DocuWare weiter als ein Dokumenten-Management-System genutzt.

 

Die Aufgabe: 
  • Unterstützung beim Transformationsprozess
  • Digitalisierung und Optimierung von Freigabe Prozessen
Die Vorteile: 
  • Weiter Entwicklung von neuen und bestehenden Prozessen
  • Rechte-basierter Zugriff auf Dokumente
Der Realisierungspartner: 

Behrens & Schuleit GmbH
Düsseldorf
Tel.: +49.211.1 57 58 0
info@behrens-schuleit.de
www.behrens-schuleit.de

Was mich an Behrens & Schuleit überzeugt hat ist das hohe Maß an Projektkompetenz und Durchführungsverlässlichkeit. Auch die Kosten sind im geplanten Rahmen geblieben.