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Tölke + Fischer

Nicht nur im Kraftfahrzeug selbst, auch beim Automobilverkauf und -leasing sowie im Service sind elektronische Hilfsmittel heute nicht mehr wegzudenken. Die Unternehmensgruppe Tölke & Fischer konnte mit digitalen Fahrzeugakten auf Basis eines DocuWare-Archivs Verwaltungsprozesse transparenter gestalten und den Kundenservice verbessern.

Anforderungen und  Rahmenbedingungen

„Unsere acht Niederlassungen mit insgesamt knapp 400 Mitarbeitern erzielen pro Jahr etwa 10.000 Geschäftsabschlüsse im Verkauf, was der gleichen Anzahl an neuen Fahrzeugakten entspricht. Pro Tag werden in dem von uns eingesetzten Autohandel-spezifischen Dealer-Management-System, mit dem wir buchhalterische Prozesse abwickeln, zudem etwa 4.000 Faktura-Belege erzeugt. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Neu- und Gebrauchtwagenrechnungen, Leasing- und Serviceverträge, Bestellungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, die diesen Fahrzeugakten beziehungsweise den Akten der Vorjahre zugeordnet werden müssen“, skizziert Dipl.-Kfm. Christoph Baran, IT-Leiter der Tölke & Fischer Unternehmensgruppe, das Ausmaß der verwaltungstechnischen Herausforderung. Die zeitnahe Aktualisierung der Fahrzeugakten und deren rechtzeitige Bereitstellung in den einzelnen Niederlassungen, etwa bei anstehenden Kundengesprächen, erwies sich als zunehmend problematisch. „Oft waren telefonische Recherchen innerhalb unseres Hauses notwendig, um den jeweiligen Aufenthaltsort einer Akte festzustellen und benötigte Informationen daraus zu erhalten“, beschreibt Christoph Baran das Dilemma.

Im Jahre 2004 fiel die Entscheidung, in das bestehende Intranet einen elektronischen Dokumenten-Pool zu integrieren. Hier sollten neben den besagten Fahrzeugakten auch andere relevante unternehmensinterne Unterlagen ab-gelegt werden. Aufgrund der dünnen Personaldecke im IT-Bereich – zwei Vollzeitkräfte sowie zwei Auszubildende und zwei Praktikanten betreuen etwa 60 Server und 350 Client-Systeme –  entschieden sich die Verantwortlichen für eine pragmatische Herangehenswei-se. „Wir suchten eine investitionssichere Dokumentenmanagement-Lösung, die uns mit vergleichsweise geringem finanziellen Einsatz bereits kurzfristig einen Mehrwert liefert. Sie sollte zudem modular aufgebaut sein und es uns neben einem sukzessiven Ausbau in einer zweiten Projektstufe erlauben, unsere Workflow-Prozesse umfassend zu optimieren“, fasst Christoph Baran das Anforderungsprofil zusammen.

Die Lösung

Die Entscheidung zugunsten von  DocuWare begründet Baran so: „Wir mussten feststellen, dass viele speziell für das Automobilumfeld konzipierten Lösungen entweder nicht unseren Ansprüchen genügten oder für einen Mittelständler wie uns einfach nicht finanzierbar waren. DocuWare jedoch bietet nicht nur die gewünschte Flexibilität und Skalierbarkeit; die unkomplizierte Software-Struktur erlaubt es uns außerdem, viele Anpassungen selbstständig durchzuführen.“ Des Weiteren überzeugte die Verantwortlichen die Kompetenz des nahe angesiedelten autorisierten DocuWare-Partners. Das Düsseldorfer Systemhaus steht dem Automobilhaus jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Im Herbst 2004 startete eine viermonatige Test- und Pilotphase. Ein vorhandener Dual-Prozessor-Server, bestückt mit vier GByte RAM wurde mit einem 200-GByte-RAID10-Spei-chersystem aufgerüstet und als  DocuWare-Server definiert. Die Sicherung der Archivdaten erfolgt auf DVDs. In der Abteilung Disposition wurden drei Scan-Arbeitsplätze ein-gerichtet und mit Hochleistungsscannern vom Typ HP 1210 und Großbildschirmen ausgestattet. Hier erfolgt die abschließende Digitalisierung der papierbasierten Fahrzeugakten. Gesteuert wird das Einlesen der Dokumente mittels eines vom Düsseldorfer Systemhaus entwickelten Software-Tools. Dieses erlaubt es dem Bearbeiter über eine Suchmaske, die eingescannten Daten mit den im Dealer-Management-System bereits vorhandenen elektronischen Kundendaten zu verbinden und damit zu verschlagworten.

„Wir haben bewusst keinen starren Projektmanagement-Ansatz mit festen Übergangsfristen gewählt“, erläutert Christoph Baran das Imple-mentierungskonzept. Die Düsseldorfer entwickelten eine Schnittstelle zur bei Tölke & Fischer eingesetzten Faktura-Software und im März 2005 startete der erste Projektschritt. Ausschließlich die Daten ab dem Bestellvorgang werden direkt in den zentralen Dokumenten-Pool übertragen. Die davor liegenden Vertriebsschritte der Angebots- und Vertragserstellung erfolgen ebenso wie die der Bestellung nachgelagerten Schritte, etwa die Fahrzeugübergabe an den Kunden, weiterhin papierba-siert. Erst wenn der Verkaufsvorgang komplett abgeschlossen ist, wird die Papierakte in Form einer „späten Digitalisierung“ inhouse gescannt und mit den bereits im Digitalarchiv vorhandenen Bestelldokumenten verbunden. Letztlich ist erst dann eine komplett elektronische Fahrzeugakte vorhanden.

Die Vorteile

Etwa 35 Mitarbeiter im Rechnungswesen sowie 100 Verkäufer und Kundendienstberater in den Niederlassungen, die über Citrix-VPN-Verbindungen mit dem zentralen Dokumenten-Pool ver-bunden sind, haben Zugriff darauf und schätzen diesen Komfort sehr. „Die elektronische Fahrzeugakte in ihrer heutigen Form hat bereits die Transparenz und Effizienz vieler Geschäftsprozesse deutlich erhöht. Mehrere Mitarbeiter können im Gegensatz zu früher jederzeit parallel auf Kunden- und Fahrzeugdaten zugreifen. Such- und Recherchezeiten konnten deutlich reduziert und die Auskunftsfähigkeit gegenüber unseren Kunden konnte wesentlich verbessert werden“, resümiert Christoph Baran.

Fazit

In einem nächsten Projektschritt plant Baran, Buchhaltungsdokumente elektronisch zu archivieren. Unternehmensrelevante Rechnungs- und Finanzdaten können dann direkt nach der buchhalterischen Bearbeitung in den zentralen Dokumenten-Pool übertragen werden.

Zwar erweisen sich als Hürde hin zu einer komplett papierlosen Fahrzeugakte immer noch die herstellerspezifischen Automobilverkaufssysteme, da sie über keine definierte Archivschnittstelle verfügen. Mit ihnen erstellte Angebote werden jedoch über DocuWare TIFFMAKER bereits heute elektronisch archiviert. Auch für die PKW-Übergabe an den Kunden sowie die spätere Kundendienstbetreuung gilt es noch Verfahren zu konzipieren und anschließend zu implementieren, die ohne Papierdokumente auskommen. Eine Schlüsselrolle könnten dabei das DocuWare Workflow-Modul CONTENT-FOLDER und die Option spielen, in einigen der acht Niederlassungen von Tölke & Fischer dezentrale Satellitenarchive anzulegen. Aufgaben, denen Christoph Baran angesichts der Flexibilität und Funktionsvielfalt von DocuWare zuversichtlich und ohne Zeitdruck entgegensieht.

Die Aufgabe: 
  • Elektronische Fahrzeugakte
  • Anbindung an Faktura-Software
Die Vorteile: 
  • Platzersparnis
  • Effizientere Geschäftsprozesse
  • Besserer Service
Der Realisierungspartner: 

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Analysiert man heute, was wir bezüglich Effizienzsteigerung, Verbesserung der Servicequalität und der daraus resultierenden engen Kundenbindung bereits realisieren konnten, so haben sich die in das DMS-Projekt investierten knapp 50.000 Euro bereits nach circa zwei Jahren gerechnet.

Dipl.-Kfm. Christoph Baran, IT-Leiter beim Autohaus Tölke & Fischer, Krefeld