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trivago

Auf Vertrauen zum Dienstleister und ein stimmiges Gesamtkonzept aus Software und Beratung kommt es an, wenn ein Unternehmen sich erstmals mit dem Thema Dokumenten-Management beschäftigt. Diese Erfahrung machte die trivago GmbH aus Düsseldorf, Betreiber des gleichnamigen Hotelpreisvergleichs mit monatlich 20 Millionen Nutzern und 39 internationalen Länderplattformen.

trivago vertraut auf Behrens & Schuleit

Seit Firmengründung 2005 haben sich in den Düsseldorfer Geschäftsräumen von trivago Mengen von Dokumenten angesammelt, die es rechtssicher zu archivieren gilt, darunter viele Ein- und Ausgangsrechnungen. Die Zahl der Aktenordner nahm folglich immer mehr zu, der schnelle Zugriff auf Dokumente wurde zusehends schwieriger und umständlicher. Dies war für das IT-Unternehmen der Anstoß, sich erstmals mit einer elektronischen Dokumentenverwaltung zu beschäftigen.

Für Robert Harries, Business Developer bei trivago, und seinen Kollegen Frank Thies aus der Abteilung Accounting & Controlling war es der erste Kontakt mit dem Thema Dokumenten-Management. „Über eine elektronische Variante wollten wir den bisherigen Ordnerkrieg umgehen“, erzählt Robert Harries, „die wichtigen Informationen wollten wir für verschiedene Mitarbeiter schnell zugänglich machen und langes Suchen in Aktenordnern vermeiden.“

Vertrauenserweckende Beratung von Behrens & Schuleit

Per Internet-Recherche zum Thema Rechungseingangsbearbeitung wurde man auf Behrens & Schuleit aufmerksam. Zwei andere Systemhäuser kamen ebenfalls in die engere Wahl. Die überzeugende Beratung durch Behrens & Schuleit-Geschäftsführer Thomas Rick gab schließlich den Ausschlag. Frank Thies: „Bei Präsentationen von Dokumenten-Management-Systemen wird oft die breite Funktionalität einer Software betont – die man als potenzieller Kunde im Termin gar nicht nachvollziehen kann. Bei Behrens & Schuleit war dagegen das Vertrauen in die ehrliche Beratung von Anfang an da. Der Dienstleister strahlt große Kundennähe aus und bot die beste Gesamtlösung aus passender Software und Beratung. Wir hatten das Gefühl, bei diesem Partner in den richtigen Händen zu sein und jemanden zu haben, der sich wirklich zuverlässig und schnell um Probleme kümmert, wie sie bei jeder Software-Einführung auftauchen können.“ 

Anfang 2013 begann Behrens & Schuleit mit der Installation der ausgewählten Docuware-DMS-Lösung auf den Servern von trivago. Schulungen für die Beschäftigten als solches waren nicht notwendig; ein Behrens & Schuleit-Berater gab Robert Harries eine Einweisung in die Technologie. Dieser instruierte anschließend die Mitarbeiter, die fortan mit dem System arbeiten würden – fünf Kräfte aus der Buchhaltung sowie die Abteilungsleiter, insgesamt knapp 25 Beschäftigte. Sie erledigen die Freigabe von Rechnungen heute über den Workflow von Docuware. Hierfür existiert ein vorgegebener Genehmigungsprozess, den Behrens & Schuleit in der Software abbildete.

Minimale Schulung

Eingangsrechnungen erhalten nun nach ihrem Eintreffen einen Barcode und werden eingescannt. Abhängig von Faktoren wie Kostenstelle, Lieferant oder Höhe der Rechnung erhält dann ein bestimmter Abteilungsleiter als Freizeichner die digitalisierte Rechnung per E-Mail, kann sie kommentieren bzw. freigeben. Anschließend geht die Rechnung automatisch zurück in die Buchhaltung und wird dort gebucht. Den Abteilungsleitern erklärte Robert Harries im Rahmen der „Schulung“, wie die Freigabe in der Docuware-Maske funktioniert – innerhalb eines Tages war dies erledigt.

Schnittstelle zur Diamant-Buchhaltungssoftware

trivago nutzt Diamant als Buchhaltungssystem, zu dem Docuware eine Schnittstelle mitliefert. So lassen sich die digitalen Rechnungskopien samt ihrer Anhänge wie Lieferscheine über den Barcode mit den dazugehörigen Buchungen verknüpfen. Aus Diamant heraus sind sie dann aufrufbar, einfach durch Klick eines Archivbuttons in der Buchung. Alle digitalisierten Dokumente sind als TIF in Docuware abgelegt, können beim Download aus dem Archiv aber auch als PDF generiert werden.

Selbst eingerichtet hat das IT-Team von trivago eine Excel-Integration mit Docuware. Der Grund: Es gibt bislang kein Faktura-Programm und die Debitorenbuchhaltung musste ausgehende Rechnungen über Excel generieren. Durch den „Magic Button“ in der Tabellenkalkulation werden nun Rechnungen, die in Excel erstellt werden, direkt nach Diamant zur Buchung importiert.

Archive für weitere Dokumenttypen in Vorbereitung

Neben den Ein- und Ausgangsrechnungen scannt trivago mittlerweile auch andere wichtige Dokumente wie Verträge und Gesellschaftsdokumente und legt sie im DMS ab. Über Docuware sind die Informationen damit von jedem Arbeitsplatz aus schnell abrufbar. Gleichzeitig will man in Kürze weitere Archive für die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung einrichten. Auch hier wird sich das Internet-Unternehmen bei der Einrichtung und Anpassung des Systems von Behrens & Schuleit unterstützen lassen. „Deren Service ist wirklich erstklassig“, so Robert Harries, „wenn etwas geändert werden muss, ist sofort jemand vor Ort – genau so, wie man sich es wünscht.“

 

Das Unternehmen

Mit www.trivago.de finden Reisende das ideale Hotel zur günstigsten Rate. Mehr als 20 Millionen Reisende nutzen den Hotelpreisvergleich monatlich und sparen durchschnittlich 35 Prozent. Der Online Service vergleicht die Hotelraten von über 160 Buchungsplattformen für 600.000 Hotels weltweit. Zusätzlich integriert trivago 34 Millionen Hotelbewertungen und über 14 Millionen Fotos. Mit Hilfe von individuellen Filtern und Suchkriterien finden User das ideale Hotel. trivago vergleicht nicht die Preise der Online Reisebüros, sondern die Raten und der Nutzer erfährt, ob z.B. das Frühstück inklusive ist. Die trivago GmbH mit Hauptsitz in Düsseldorf wurde 2005 gegründet und betreibt mittlerweile 39 internationale Länderplattformen.

Die Aufgabe: 
  • Elektronische Archivierung
  • Rechnungsverarbeitung
Die Vorteile: 
  • Platzersparnis
  • Effizientere Geschäftsprozesse
Der Realisierungspartner: 

Behrens & Schuleit GmbH
Düsseldorf
Tel.: +49.211.1 57 58 0
info@behrens-schuleit.de
www.behrens-schuleit.de

Über eine elektronische Variante wollten wir den bisherigen Ordnerkrieg umgehen, die wichtigen Informationen wollten wir für verschiedene Mitarbeiter schnell zugänglich machen und langes Suchen in Aktenordnern vermeiden.

Robert Harries, Business Developer