Integration

Ihre Mitarbeiter verbringen einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Informationen von einem System in ein anderes zu übertragen? Ihre Prozesse laufen damit nicht automatisiert und es kommt zu Verzögerungen? – Digitale Abläufe können nur funktionieren, wenn die hierbei zum Einsatz kommenden Lösungen nahtlos miteinander verbunden sind. Genau dabei können wir Ihnen helfen. Die erste gute Nachricht: Das ECM-System DocuWare und die Workflow-Lösung JobRouter sind bereits über Schnittstellen miteinander verbunden. Während JobRouter für die Prozesssteuerung verantwortlich ist, stellt DocuWare die dabei erforderlichen Dokumente unmittelbar bereit. Doch in der Regel sind weitere Buchhaltungs- oder ERP-Lösungen im Einsatz. Deshalb die zweite gute Nachricht: Unsere Entwicklungsabteilung kann DocuWare und JobRouter an jedes Fremdsystem anbinden – vorausgesetzt, dass dieses über entsprechende offene Schnittstellen verfügt.

Wir haben bereits zahlreiche Schnittstellen entwickelt und damit für nahtlose Übergänge zwischen unterschiedlichen Systemen bei unseren Kunden gesorgt. Sie profitieren von einer automatisierten Datenübergabe im Hintergrund oder können von einer Applikation auf ihre archivierten Dokumente zugreifen, ohne dabei die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Neben führenden Systemen wie

haben wir auch Integrationen von Schnittstellen zu Cargobase, Casavi, KWP und WinLine bereits erfolgreich umgesetzt.

Verbindung DATEV–JobRouter

Unsere Module der Reihe DATEV-Connect verbinden Ihr DATEV-System nahtlos mit JobRouter, sodass Sie von ganzheitlich automatisierten, transparenten Rechnungsprozessen profitieren.

Rechnungen, die Sie postalisch erhalten, werden von uns digitalisiert und gelangen per E-Mail über eine entsprechende Erweiterung direkt in das ECM-System DocuWare, wo sie archiviert werden. Der anschließende Verarbeitungsprozess der Eingangsrechnungen wird von JobRouter vollständig gesteuert. Dabei greift die Workflow-Lösung auf die in DocuWare abgelegten Rechnungen zu.

Das Modul DATEV-Connect Data ermöglicht Ihnen, aus dem Workflow-System direkt auf die in der Buchhaltungssoftware hinterlegten Stammdaten zuzugreifen. Kreditor- und Sachkontendaten lassen sich somit während des Rechnungsfreigabeprozesses in JobRouter zur Überprüfung nutzen. Außerdem werden die Rechnungen in JobRouter automatisch kontiert.
Anschließend übertragen Sie mit dem Modul DATEV-Connect Booking. die validierten Buchungssätze an das DATEV-System. Die Buchhaltungsmitarbeiter prüfen final die Eingaben im JobRouter-Prozess und lösen dann die Buchung aus. Das fehleranfällige manuelle Buchen entfällt, womit Sie viel Zeit und damit Kosten sparen.
DATEV-Connect OPOS sorgt schließlich für die komplette Transparenz bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, indem dieses Modul sicherstellt, dass die Rechnungen in DATEV auch bezahlt wurden.

Neben der Entlastung Ihrer Mitarbeiter in der Buchhaltung, der enormen Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen und der Vermeidung von Fehlerquellen können Sie mithilfe der Module ebenfalls die Bearbeitungszeiten der Rechnungen und eine Historie der Rechnungsprozesse erfassen. Übrigens sind unsere DATEV-Connect-Module von JobRouter zertifiziert, was die nahtlose Zusammenarbeit beider Systeme dokumentiert und Ihnen die Sicherheit gibt, dass Ihre Rechnungen zuverlässig von deren Eingang über die Prüfung und Kontierung bis hin zur Bezahlung verarbeitet werden.

Dynamics 365 Business Central

Mit der Integration von JobRouter in die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central, ehemals Navision/NAV, beschleunigen Sie Ihre Transaktionsverarbeitung und können zudem Kosten senken, indem Sie den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Dazu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Sie können Stammdaten aus Business Central mit JobRouter synchronisieren und damit unterschiedliche Prozesse beschleunigen. Ein Beispiel stammt aus dem HR-Bereich, und zwar die Freigabe von Urlaubsanträgen. Hier greift JobRouter auf die in Business Central hinterlegten Personalstammdaten zu und prüft, ob dem Mitarbeiter noch ausreichend Resturlaubstage zur Verfügung stehen. Vor allem aber können Business-Central-Anwender mit der Integration von JobRouter Eingangsrechnungen schneller freigeben, da die in der ERP-Lösung hinterlegten Kreditor- und Sachkontendaten zur Überprüfung genutzt werden. Die Rechnungen bleiben als Prozess so lange in JobRouter, bis sie vollständige beglichen worden sind. Die Kontierung der Rechnungen erfolgt automatisch in JobRouter.
Die Rechnungs- oder Bestelldatensätze werden dann einfach über Datenbanken oder Webservices zur Verbuchung übergeben. Stimmen sie mit der gelieferten Warenmenge überein, kann die Rechnung dunkel, also ohne manuelle Prüfung, verbucht und die Zahlung ausgelöst werden. Die Belege werden ebenfalls über einen Webservice übertragen.
Mit der ArchiveLink-Schnittstelle greifen Sie, ohne die Applikation zu verlassen, aus Business Central auf die Belege zu, die zentral in JobRouter oder aber in DocuWare revisionssicher archiviert sind.

Diamant

Ist die intelligente Rechnungswesen-Software Diamant bei Ihnen im Einsatz, dann können Sie mit der Anbindung von JobRouter Ihre Transaktionsverarbeitung massiv beschleunigen und Ihren Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Dies betrifft vor allem die Verarbeitung von Eingangsrechnungen:

Stammdaten, die in Diamant abgelegt sind, lassen sich mit jenen in JobRouter synchronisieren und damit Prozesse rund um die Freigabe von Eingangsrechnungen beschleunigen. Dazu werden die in der Rechnungswesen-Software hinterlegten Kreditor- und Sachkontendaten zur Überprüfung genutzt. Die Rechnungen hält JobRouter so lange zur Bearbeitung vor, bis sie vollständig beglichen worden sind. Die Kontierung der Rechnungen erfolgt automatisch in JobRouter.

Rechnungs- oder Bestelldatensätze lassen sich über Datenbanken oder Webservices zur Verbuchung übergeben. Wenn sie die gelieferte Warenmenge und die Konditionen korrekt beinhalten, können Anwender die Rechnung dunkel, also ohne manuelle Prüfung, verbuchen und die Zahlung auslösen. Die Belege werden ebenfalls über einen Webservice übertragen.
Über eine Schnittstelle greifen Anwender aus Diamant auf Eingangsrechnungen zu, die zentral in JobRouter oder aber in DocuWare revisionssicher archiviert sind, ohne dabei die Applikation zu verlassen.

Datensynchronisation zwischen SAP und JobRouter bzw. DocuWare

Mit unterschiedlichen Modulen zwischen SAP und JobRouter erweitern Sie Ihre ERP-Umgebung um wertvolle Workflow-Funktionalitäten. Sie können Transaktionen direkt in JobRouter anstoßen, die dann in SAP ausgeführt werden. So lassen sich vor allem kaufmännische Prozesse massiv beschleunigen. Die Module bieten bereits fertige Szenarien für unterschiedliche Anforderungen, sind zugleich aber so flexibel, dass Sie die vorhandenen Szenarien leicht anpassen oder eigene hinzufügen können.

Mit dem Modul JobSAP TableSync werden Informationen wie HR- oder Lieferantenstammdaten, die in SAP abgelegt sind, in JobRouter importiert. Die Workflow-Lösung übernimmt dann die Steuerung sämtlicher Prozesse. Ein Beispiel stammt aus dem HR-Bereich, und zwar die Freigabe von Urlaubsanträgen. Hier greift JobRouter auf die in SAP hinterlegten Personalstammdaten zu und prüft, ob dem Mitarbeiter noch ausreichend Resturlaubstage zur Verfügung stehen. Vor allem aber können SAP-Anwender mit der Integration von JobRouter Eingangsrechnungen schneller freigeben, da die in der ERP-Lösung hinterlegten Kreditor- und Sachkontendaten zur Überprüfung genutzt werden. Die Rechnungen bleiben als Prozess so lange in JobRouter, bis sie vollständige beglichen worden sind. Alles Prozessbeteiligten sind somit auf dem aktuellen Stand. Die Kontierung der Rechnungen erfolgt automatisch in JobRouter.

Das Modul JobSAP BAPI kommuniziert direkt aus JobRouter heraus mit den SAP-Webservices und ruft BAPIs auf. Dafür wird keine zusätzliche Schnittstellensoftware benötigt. Über die Verknüpfung von Ein- und Ausgabeparametern können Sie Daten an das SAP-System sowie Rückgabewerte zurück an den Prozess übergeben.
Damit die in SAP erfassten Belege mit in anderen Systemen archivierten Dokumenten verknüpft werden können, stellt SAP mit ArchiveLink eine integrierte Schnittstelle zur Verfügung. Diese wird sowohl von DocuWare als auch von JobRouter verwendet, die Konnektoren sind jeweils von SAP zertifiziert. So lassen sich mit beiden Lösungen unterschiedliche Archivierungsszenarien umsetzen. Vor allem aber werden Ihre Dokumente revisionssicher und Compliance-konform aufbewahrt.

Zusätzlich stellt DocuWare weitere Module zur Verfügung, beispielsweise