Triad Papierservice

Papierflut eindämmen, mehr Übersicht erreichen

Auch mittelständische Unternehmen haben mit der ständig wachsenden Informationsflut zu kämpfen, sodass man schnell den Überblick verliert. Dies war auch für die Triad Papierservice GmbH einer der Gründe, sich mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems auseinanderzusetzen. Der Umfang der Vertriebsdokumente, wie Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder allgemeine Korrespondenzen per E-Mail, aber auch der technischen Unterlagen, z.B. Zeichnungen, stieg kontinuierlich, sodass der Außendienst viele Papierunterlagen zu den Kundenterminen mitnehmen musste. Im Rahmen der Marktsondierung stieß Triad auf die Behrens & Schuleit GmbH mit Sitz in Düsseldorf. Das Unternehmen versteht sich als kompetenter Beratungsdienstleister im Bereich der Dokumentenverarbeitung und ist Diamond-Partner der DocuWare AG. Bereits nach dem ersten Sondierungsgespräch hatten die Verantwortlichen bei Triad einen positiven Eindruck. „Wir fühlten uns bei Behrens & Schuleit sehr gut aufgehoben und beraten“, sagt Andrea Dahlmann, rechte Hand der Geschäftsleitung bei Triad. „Auch das Angebot hat uns überzeugt, sodass der Dienstleister den Auftrag erhielt.“
2013 führte Behrens & Schuleit dann das Dokumenten-Management-System von DocuWare ein. Dabei wurden die Strukturen so gelegt, dass sämtliche Dokumente zentral in Bergheim archiviert werden und zwar einmal im Originalformat sowie einmal in einem automatisch von DocuWare erzeugten PDF-Format. Nach anschließender Schulung ging das System in den Live-Betrieb.

Die Aufgabe:

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und letztendlich des gesamten Unternehmens, ist spätestens mit in Kraft treten der DSGVO noch stärker in den Fokus vor allem mittelständischer Unternehmen gerückt.

Die Vorteile:

Immer up to date dank mobilem Dokumentenzugriff

Sehr schnell erkannten die Mitarbeiter, vor allem der Außendienst, die Vorteile. Denn sie können nunmehr über einen beliebigen Web-Browser, auch auf Ihren MacBooks, auf alle relevanten Dokumente zugreifen und sich so optimal auf Kundentermine vorbereiten, bzw. eventuelle Fragen direkt beim Gespräch beantworten. Zusätzlich erhält jeder Außendienstmitarbeiter wöchentlich sämtliche Dokumente, die zu seinem Vertriebsgebiet gehören, zugestellt. Last but not least kann er über die auf seinem Smartphone installierte DocuWare-App kurzerhand Dokumente einsehen.
Die Mitarbeiter profitieren aber nicht nur vom mobilen Zugriff auf die Dokumente. Sie haben außerdem eine große zeitliche Entlastung erfahren, denn bis zur Einführung des Dokumenten-Management-Systems pflegten sie ihre eigenen Ablagesysteme. Als positiver Nebeneffekt kommt hinzu, dass aufgrund der entfallenden Notwendigkeit, die Dokumente auszudrucken, auch noch Kosten eingespart werden. Darüber hinaus ist durch die zentrale Datenhaltung sichergestellt, dass im Vertretungsfall, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Urlaub oder erkrankt ist, dessen Dokumente zur Verfügung stehen. Somit hat Triad mit Behrens & Schuleit seine gesteckten Ziele – nämlich mehr Transparenz und geringeres Papieraufkommen für den Außendienst – mit Unterstützung von Behrens & Schuleit in kurzer Zeit erreicht. Das „von Anfang an gute Gefühl“ wurde bestätigt.

Intelligente Indexierung reduziert Arbeitsaufwand

Auf einer von DocuWare durchgeführten Kundenveranstaltung lernte Triad dann Intelligent Indexing kennen. Dabei handelt es sich um einen Clouddienst, der selbstständig relevante Daten in den Dokumenten erkennt und entsprechende Schlagworte für die Indexierung vorschlägt. Triad erkannte sehr schnell das Optimierungspotential, da aus unstrukturierten Inhalten wertvolles Wissen generiert werden kann, und setzte mit Behrens &Schuleit ein weiteres Projekt auf. Das Beratungsteam implementierte das Modul und der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten.