Ablauf Dokumente Digitalisieren
Wer meint, die Digitalisierung bestehe lediglich darin, Dokumente auf einen Scanner zu legen, der irrt gewaltig. Um das Maximum aus digitalen Projekten herauszuholen, bedarf es weitaus mehr. Die Reise Ihrer Dokumente in unserem Haus, sodass bei Ihnen digitale Ordnung einzieht und Sie von einer maximalen Transparenz profitieren, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Logistik/Abholung
Mit unseren speziell für den Dokumententransport eingerichteten Fahrzeugen holen wir Ihre Akten ab bzw. leeren Ihr Postfach und transportieren die Unterlagen in unser Scanzentrum. Nach der Digitalisierung übermitteln wir die erzeugten Dateien in dem von Ihnen gewünschten Format innerhalb einer geordneten Windows-Explorer-Struktur. Alternativ exportieren wir die Dateien in Ihr hauseigenes Dokumenten-Management-System. Auf Wunsch lagern wir die Originale sicher in unserer Logistikhalle oder stellen sie Ihnen wieder zur Verfügung.
Logistik/Abholung
Mit unseren speziell für den Dokumententransport eingerichteten Fahrzeugen holen wir Ihre Akten ab bzw. leeren Ihr Postfach und transportieren die Unterlagen in unser Scanzentrum. Nach der Digitalisierung übermitteln wir die erzeugten Dateien in dem von Ihnen gewünschten Format innerhalb einer geordneten Windows-Explorer-Struktur. Alternativ importieren wir die Dateien in Ihr hauseigenes Dokumenten-Management-System. Auf Wunsch lagern wir die Originale sicher in unserer Logistikhalle oder stellen sie Ihnen wieder zur Verfügung.
Vorbereitung
Wir präparieren und bereiten Ihre Dokumentenpapiere zum Scannen auf. Dazu gehört auch das Entfernen von Klammern und Eselsohren, das Reparieren von Schäden am Papier und das Kopieren schlecht lesbarer Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten qualitativ hochwertige Digitalisate.
Vorbereitung
Wir präparieren und bereiten Ihre Dokumentenpapiere zum Scannen auf. Dazu gehört auch das Entfernen Klammern und Eselsohren, das Reparieren Schäden am Papier und das Kopieren schlecht lesbare Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten qualitativ hochwertige Digitalisate.
Digitalisierung
Das Scannen bildet im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes den kleinsten Schritt – vorausgesetzt, es sind die passenden Geräte im Einsatz. In unserem modernen Scanzentrum stehen leistungsfähige Durchzugs-Scanner bereit, mit denen wir jährlich bis zu 100 Millionen Dokumente digitalisieren. Darüber hinaus verfügen wir über speziell angefertigte Scanner, welche die Digitalisierung von Dokumenten außerhalb der DIN-Norm ermöglichen. Hierzu gehören großformatige Pläne wie technische Zeichnungen, Architekturpläne, Flurkarten oder auch historische Dokumente, die oftmals porös sind. Letztere fassen wir nicht nur sprichwörtlich, sondern buchstäblich mit Samthandschuhen an, damit deren Beschaffenheit erhalten bleibt. Je nach Anforderung scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit flexibler Auflösung und ohne Qualitätsverlust.
Digitalisierung
Das Scannen bildet im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes den kleinsten Schritt – vorausgesetzt, es sind die passenden Geräte im Einsatz. In unserem modernen Scanzentrum stehen leistungsfähige Durchzugs-Scanner bereit, mit denen wir jährlich bis zu 100 Millionen Dokumente digitalisieren. Darüber hinaus verfügen wir über speziell angefertigte Scanner, welche die Digitalisierung von Dokumenten außerhalb der DIN-Norm ermöglichen. Hierzu gehören großformatige Pläne wie technische Zeichnungen, Architekturpläne, Flurkarten oder auch historische Dokumente, die oftmals porös sind. Letztere fassen wir nicht nur sprichwörtlich, sondern buchstäblich mit Samthandschuhen an, damit deren Beschaffenheit erhalten bleibt. Je nach Anforderung scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen mit flexibler Auflösung und ohne Qualitätsverlust.
Erfassung
Damit Sie das Potenzial Ihrer digitalen Dokumente vollständig ausschöpfen können, lesen wir sie mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) im Volltext aus und indexieren sie anschließend nach Ihren individuellen Anforderungen. So ist gewährleistet, dass Sie unmittelbar auf die Dokumente zugreifen können. Sie entscheiden, ob wir den Inhalt eines Aktenordners in einer Datei, die den Namen des Ordnerrückens trägt, speichern, oder granularer. So ist es beispielsweise auch möglich, dass die Dokumente eines Registers in einer Datei gespeichert und diese entsprechend benannt wird. Eine weitere Option ist, alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente, etwa aus einem Schriftwechsel, in einer Datei zu speichern und diese so zu bezeichnen.
Erfassung
Damit Sie das Potenzial Ihrer digitalen Dokumente vollständig ausschöpfen können, lesen wir sie mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) im Volltext aus und indexieren sie anschließend nach Ihren individuellen Anforderungen. So ist gewährleistet, dass Sie unmittelbar auf die Dokumente zugreifen können. Sie entscheiden, ob wir den Inhalt eines Aktenordners in einer Datei, die den Namen des Ordnerrückens trägt, speichern, oder granularer. So ist es beispielsweise auch möglich, dass die Dokumente eines Registers in einer Datei gespeichert und diese entsprechend benannt wird. Eine weitere Option ist, , alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente, etwa aus einem Schriftwechsel, in einer Datei zu speichern und diese so zu bezeichnen.
Archivierung
Abschließend übertragen wir Ihre Dateien über eine gesicherte SFTP-Leitung und legen sie übersichtlich in einer Windows-Explorer-Struktur ab. Wenn Sie Ihre Dokumente höchst effizient verwalten und von Funktionen wie Rechte-Management, übergeordnetem Suchen oder der Nutzung von Indexdaten für Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System profitieren wollen, dann empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Kundenberater über den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems zu unterhalten. Als zertifizierter DocuWare-Partner bieten wir Ihnen auch in diesem Bereich ganzheitliche Unterstützung – von der Beratung über die Implementierung bis hin zur Schulung.
Archivierung
Abschließend übertragen wir Ihre Dateien über eine gesicherte SFTP-Leitung und legen sie übersichtlich in einer Windows-Explorer-Struktur ab. Wenn Sie Ihre Dokumente höchst effizient verwalten und von Funktionen wie Rechte-Management, übergeordnetem Suchen oder der Nutzung von Indexdaten für Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System profitieren wollen, dann empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Kundenberater über den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems zu unterhalten. Als zertifizierter DocuWare-Partner bieten wir Ihnen auch in diesem Bereich ganzheitliche Unterstützung – von der Beratung über die Implementierung bis hin zur Schulung.
Qualitätssicherung
Unser modernes Scan-Zentrum verarbeitet jährlich mehr als 100 Millionen Dokumente – darunter Bestandsakten, der tägliche digitale Posteingang und auch großformatige Pläne. Dabei wird jeder Prozessschritt qualitätsgesichert.Zudem sind wir nach DIN ISO 9001 bzw. ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass unsere Dienstleistungen stets mit einem nachgewiesen hohen Qualitäts-Level termingerecht erbracht werden, wir die Anforderungen der Informationssicherheit einhalten sowie die Maßnahmen zum Schutz von Daten umsetzen.
Qualitätssicherung
Unser modernes Scan-Zentrum verarbeitet jährlich mehr als 100 Millionen Dokumente – darunter Bestandsakten, der tägliche digitale Posteingang und auch großformatige Pläne. Dabei wird jeder Prozessschritt qualitätsgesichert.Zudem sind wir nach DIN ISO 9001 bzw. ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass unsere Dienstleistungen stets mit einem nachgewiesen hohen Qualitäts-Level termingerecht erbracht werden, wir die Anforderungen der Informationssicherheit einhalten sowie die Maßnahmen zum Schutz von Daten umsetzen.