Düsseldorfer Flughafen
Düsseldorfer Flughafen GmbH setzt auf Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit
Die Flughafen Düsseldorf GmbH verfügt über rund 100 Gebäude, von der kleinen Trafostation bis zum Terminal. Quasi täglich werden dort irgendwo bauliche Veränderungen vorgenommen oder kommen Erweiterungen hinzu. Dafür sind jedes Mal Genehmigungsverfahren nötig, die mit dokumentenintensiven Prozessen einhergehen. So können für einen Vorgang allein mehrere Aktenordner anfallen. Sämtliche genehmigungsrelevanten Unterlagen zum Düsseldorfer Flughafen wurden bislang dezentral in verschiedenen Abteilungen abgelegt. Ihr jeweiliger Standort war bei Bedarf oft nur durch einigen Rechercheaufwand zu ermitteln. Das sieht heute anders aus: Den Großteil des Dokumentenbestandes hat der Düsseldorfer Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit digitalisiert, der Rest soll bis Ende des Jahres ebenfalls in elektronische Dateien umgewandelt werden. Bereits jetzt liegen die bis dato verarbeiteten genehmigungsrelevanten Dokumente zentral auf dem Server der Düsseldorfer Flughafen GmbH und stehen dort für den sofortigen, gezielten Zugriff bereit.
Die Aufgabe:
- Digitalisierung des Dokumentenbestandes
Die Vorteile:
- Sofortiger Zugriff
- Übersicht
Gewachsene Strukturen in der Ablageordnung
Die Ablageordnung für die genehmigungsrelevanten Unterlagen der Düsseldorfer Flughafen GmbH war lange Zeit geprägt von den typischen Kennzeichen einer „gewachsenen“ Struktur: Wer ein Projekt betreute, konzentrierte alle notwendigen Unterlagen in seinem Büro. Erst nach Abschluss wanderten sie in einen separaten Archivraum. Ebenso sorgten die einzelnen Abteilungen, wie die für den „Vorbeugenden Brandschutz“, dafür, dass die ihren Arbeitsbereich betreffenden Ordner mit genehmigungsrelevanten Unterlagen in räumlicher Nähe lagen. Brauchte ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung eines dieser Dokumente, konnte er eine vor wenigen Jahren erst angelegte Registratur im Sekretariat nutzen, wo zumindest Eingangs- und Genehmigungsdatum der chronologisch abgelegten Bauanträge sowie der Name des Projektleiters die Suche erleichterten. Ansonsten waren Kombinationsgabe und telefonisches Nachforschen angesagt – was sich häufig als recht zeitaufwendig erwies – bis das gewünschte Dokument gefunden war und schließlich auf dem Tisch lag. Besonders ungünstig wirkte sich das auch bei den regelmäßigen Prüfungen der verschiedenen Anlagen aus, bei denen häufig externe Sachverständige involviert sind. Sie brauchen für ihre Überprüfungen gemäß Technischer Prüfverordnung NRW (TPrüfVO) Unterlagen über vorgenommene Veränderungen und deren Genehmigung, die sie sich selbst aus den herbeigeschafften Ordnern heraussuchen mussten.
In 2007, als sich rund 2.500 Ordner angesammelt hatten, war für Stefan Beitelsmann, stellvertretender Leiter Technische Planung und Bau und Fachingenieur Sicherheitstechnik, Bereich Sicherheit, allerdings die Schmerzgrenze erreicht. Er brachte das Projekt eines elektronischen Genehmigungskatasters ins Rollen.
„Es gab grob gesehen drei wichtige Gründe für mich, eine Änderung unserer bisherigen Arbeitsweise anzuregen“, erklärt Stefan Beitelsmann. „Zum einen ist es für ein großes Unternehmen wie wir es sind einfach ein Muss, solche Unterlagen digital vorzuhalten. Stein des Anstoßes war aber die zeitraubende Prozedur, die jedes Mal in Gang kam, wenn eine Anlagenprüfung anstand. Hier alle Ordner aufzutreiben, in denen die benötigten Unterlagen waren – wie z.B. der passende Brandschutzfachplan –, und diese dann auch noch herauszusuchen, war ein umständlicher Akt. Und schließlich ging es auch sonst nicht mehr an, dass bei jedem Zugriff auf die Baugenehmigungen und statischen Unterlagen erst stundenlanges Suchen angesagt war.“
Projekt „Digitaler Genehmigungskataster“
Zu den sogenannten genehmigungsrelevanten Dokumenten gehören die Anträge für Um- und Neubauten, die entsprechenden Genehmigungen, die Statikunterlagen einschließlich der Pläne, sowie Brandschutzgutachten. Neben dem Schriftverkehr, der sich nach groben Schätzungen des Projektleiters Jürgen Vogel auf eine fünf bis sechsstellige Zahl an DIN A4 Dokumenten beläuft, befinden sich darunter rund 6.500 Pläne von der Größe DIN A4 bis A0 und noch größer. „Von dem Projekt zur zentralen elektronischen Ablage der Dokumente erhoffen wir uns vor allem einen schnelleren und gezielten Zugriff auf die vielen benötigten Dokumente. Insbesondere ist uns auch wichtig, dass bei Bedarf mehrere Mitarbeiter parallel Dokumente nutzen und einsehen können“, erklärt Jürgen Vogel. Daher war es im Frühsommer 2007 so weit, dass die Planung des Projekts in Angriff genommen wurde. Um zunächst zu erfassen, wo sich welches Dokument befindet, den Bestand zu sichten und neu zu ordnen, beauftragte die Düsseldorfer Flughafen GmbH die Firma INVERS Industrievermessung und Systeme. Die zuvor nach Genehmigungsdatum in den Ordnern abgelegten Unterlagen wurden von INVERS nach der Sichtung gebäudeweise sortiert und pro Gebäude chronologisch abgelegt. Die so neu strukturierte Ablage musste jetzt nur noch in ein elektronisches Kataster umgewandelt werden. Hiermit beauftragte die Düsseldorfer Flughafen GmbH Behrens & Schuleit. „Der Dokumentenspezialist übernimmt schon seit Jahren für uns das tägliche Plott- und Kopiergeschäft, und insofern lag es nahe, unsere bereits bestehende gute Zusammenarbeit für dieses umfangreiche Projekt auszubauen“, erklärt dazu Jürgen Vogel.
Spezialisten im Einsatz
Seit März 2008 sind daher die Spezialisten bei Behrens & Schuleit dabei, den Altbestand schubweise beim Düsseldorfer Flughafen abzuholen und zu digitalisieren. Die teilweise schon recht alten und vergilbten Unterlagen müssen zunächst für das Einscannen aufbereitet werden. Dazu gehört z.B. das Entfalten der großen Pläne sowie das Entheften und Glätten der Unterlagen.
„Zum Teil ist es ganz normales Papier, das wir verarbeiten, zum großen Teil sind aber die Behördendokumente auf Recyclingpapier gedruckt, das empfindlicher ist, schneller vergilbt und entsprechend einen leistungsstarken Scanner benötigt, um hier gute Leseergebnisse zu erzielen“, erklärt Ferdinand Kaps, Projektverantwortlicher bei Behrens & Schuleit. Eine zusätzliche Herausforderung stellt die Digitalisierung der großen Pläne dar, für den Spezialisten für großformatige Dokumente aber kein Problem: „Wir verfügen über spezielle Zeichnungsscanner und über Scan-Systeme mit Durchlicht für besonders gute Scan-Ergebnisse bei Bauplänen. Letztere hat Behrens & Schuleit führend mitentwickelt“, legt Kaps dar. Nach dem Einscannen werden die Dokumente nach Kundenwünschen – z.B. Plannummer oder Ordnernummer – indiziert.
Gerade bei den Unterlagen für die Gebäude mit täglichem operativem Einsatz kommt es immer wieder vor, dass diese bei Behrens & Schuleit liegen, plötzlich aber von einem Mitarbeiter des Düsseldorfer Flughafens benötigt werden. Dann heißt es, innerhalb eines halben Tages das gesuchte Dokument zu verarbeiten und zurückzureichen – auch das ist für den erfahrenen Dokumenten-Verarbeiter kein Problem.
Die jeweils gerade digitalisierten Unterlagen schickt Behrens & Schuleit auf CD oder DVD an den Düsseldorfer Flughafen zurück. „Dann kommen sie zentral auf den Server. Derzeit sind wir außerdem dabei, die genehmigungsrelevanten Dokumente in unser Dokumenten-Management-System von Saperion einzupflegen, was bisher ohne Probleme vonstatten ging“, erklärt der IT- und Projektleiter. „Dann können die Mitarbeiter direkt aus dem System heraus auf die jeweils für ihre Vorgänge und Projekte oder Anlagenprüfungen benötigten Unterlagen zugreifen.“ Ganz nebenbei sorgt Behrens & Schuleit zusätzlich dafür, dass die aktuellen Dokumente aus laufenden Genehmigungsverfahren digitalisiert werden. „Wir von der Düsseldorfer Flughafen GmbH gehen mehr und mehr dazu über, Aufgaben auszulagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Unsere Tätigkeit beschränkt sich dann nur noch auf das Steuern“, stellt Jürgen Vogel fest.
Gefragtes Know-how
Quasi als „Nebenprodukt“ des Katasterprojektes scannt Behrens & Schuleit außerdem derzeit zwischen 5.000 und 7.000 Gebäudepläne ein, meist großformatige Transparente. „Beim Aufräumen des Archivs haben wir beschlossen, diese Pläne auch gleich einscannen zu lassen – und das wird sicherlich nicht unsere letzte Aufgabe sein, die wir an Behrens & Schuleit delegieren“, erklärt der Projektleiter abschließend. „Unsere Zusammenarbeit ist bewährt und klappt bestens. Hier spielt auch Vertrauen eine große Rolle, denn natürlich unterliegen die Unterlagen der Geheimhaltung. Wir wissen, dass wir uns bei Behrens & Schuleit darauf verlassen können. Ein weiterer Pluspunkt, der zur Entscheidung für den Dokumenten-Spezialisten beigetragen hat.“