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Archivierung von Dokumenten

Bei der Archivierung von Dokumenten ist vor allem die schnelle Auffindbarkeit und die ordnungsgemäße Aufbewahrung wichtig. Dadurch ist der Zugriff auf geschäftliche Unterlagen jederzeit möglich. Eine zentrale Archivierung von Dokumenten verbessert die Auffindbarkeit und verkürzt damit die Suche nach benötigten Unterlagen. Daher werden heutzutage im Büroalltag elektronische Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt, die eine Archivierung von Dokumenten vereinfachen.

Die Archivierung von Dokumenten sollte folgende Ziele sicherstellen:

  • Dokumente erfassen
  • Dokumente ablegen
  • Zugriff und Transparenz sichern
  • reibungslose Zusammenarbeit
  • durchgängige Infrastruktur

Ein elektronisches Dokumentenmanagement kann alle genannten Ziele für eine sichere und effektive Archivierung von Dokumenten realisieren. Damit sind alle Unterlagen jederzeit griffbereit und stehen jederzeit für den Geschäftsprozess zur Verfügung. Mit einem DMS Dokumentenmanagement wird die Archivierung von Dokumenten automatisiert und jeder Zugangsberechtigte kann dasselbe Dokument lesen und bearbeiten. Zudem bietet das zentrale Dokumenten-Pool eine nahtlose Einbindung in die bestehende IT-Umgebung. Die Datensicherheit wird durch verlässliche Sicherheitsstrukturen gewährleistet.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf bieten für die Archivierung von Dokumenten passende Lösungen für jedes Unternehmen. Vor allem elektronisch basierte Lösungen, DMS Systeme, werden angeboten. Damit lassen sich sämtliche Geschäftsunterlagen, Belege, Akten und alle anderen Dokumente sicher und effektiv archivieren. Informieren Sie auf unserer Webseite und lassen Sie sich von uns fachkundig beraten.

Archivierung von Dokumenten mit einem DMS System

Die Archivierung von Dokumenten durch ein modernes Dokumentenmanagement bietet viele Vorteile. Im Vergleich zur papierbasierten Aufbewahrung ist die Archivierung im DMS System automatisiert und ermöglicht eine effektive Verwaltung von Dokumenten. So lassen sich Eingangsrechnungen in einem Arbeitsschritt einscannen, indexieren und archivieren. Dies spart Zeit und Geschäftsprozesse verlaufen reibungslos, wenn die Archivierung von Dokumenten in einem DMS eingebunden ist. Zudem werden durch die digitale Archivierung Kosten reduziert und alle Dokumente lassen sich bequem im digitalen Ordner verwalten.

Die Vorteile einer elektronisch gestützten Archivierung von Dokumenten:

  • Effizienz und Produktivität
  • geringe Kosten für die digitale Dokumentenablage
  • revisionssichere Aufbewahrung
  • standortunabhängiger Zugriff möglich
  • Datensicherheit
  • Fortbestand aller geschäftlichen Unterlagen

Eine zeitgemäße Archivierung von Dokumenten vereinfacht den Arbeitsprozess und automatisiert viele Vorgänge. So können Zugangsberechtigte jederzeit auf geschäftliche Dokumente zugreifen und die Verfügbarkeit ist sogar mobil möglich. Auf Geschäftsreisen oder bei Kundenterminen lassen sich alle geschäftlichen Dokumente abrufen. Zudem gewährleistet die Archivierung von Dokumenten im DMS System eine revisionssichere Aufbewahrung, so dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Dies ist auch bei Versicherungsansprüchen sinnvoll, um fristgerecht alle Belege einreichen zu können.

Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf über die moderne Archivierung von Dokumenten. Für alle Anforderungen im Unternehmensalltag lassen sich zeitgemäße Archivierungssysteme realisieren.
Archivierung von Dokumenten bei Behrens & Schuleit in Düsseldorf
Für die Archivierung von Dokumenten können wir passend für jedes Unternehmen individuelle Lösungen anbieten. Dafür werden alle Dokumente in Ihrem Unternehmen lokalisiert, erfasst und einheitlich geordnet. Die systematische Ablage erfolgt unabhängig vom jeweiligen Dokumenten Bestand, so dass für die Archivierung die entsprechenden Unterlagen in digitaler oder papierbasierter Form vorliegen können. Je nach Anforderung bieten Behrens & Schuleit für die Archivierung von Dokumenten passende Archivierungssysteme, wie die papierbasierte Aufbewahrung in unserem Dokumenten Zentrum oder die elektronisch basierte Archivierung im DMS-System.