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Archivierungssysteme

Im heutigen Büroalltag helfen Archivierungssysteme bei der Dokumentenverwaltung. Der Anstieg elektronischer Dateien ist mit Archivierungssystemen organisierbar, um wichtige Dokumente und Belege schnell zu finden. Vor allem im Support oder im Vertrieb müssen viele Geschäftsunterlagen wie E-Mails, Verträge oder Lieferscheine schnell verfügbar sein. Auch in allen anderen Abteilungen sind transparente Archivierungssysteme sehr vorteilhaft, um Arbeitsgänge möglichst schnell abzuschließen.

Die Vorteile der digitalen Archivierungssysteme:

  • Auffindbarkeit aller Dokumente
  • Verfügbarkeit der Dokumente
  • transparente Struktur
  • benutzerfreundliche Anwendung
  • platzsparende Archivierung
  • niedrige Kosten

Digitale Archivierungssysteme bieten im Vergleich zum Aktenordner viele Vorteile. Vor allem die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten ist ein wichtiger Vorzug. Mit textbasierten Suchwerkzeugen können Sie im elektronischen Aktenordner nach Nummern und Bezeichnungen recherchieren, um die gewünschte Datei zu finden. Zudem sind digitale Archivierungssysteme platzsparend und die Lagerfläche Ihrer Regalmeter können Sie für neue Arbeitsplätze nutzen. Professionelle Archivierungssysteme sind zudem transparent und Sie haben immer einen perfekten Überblick. Im elektronischen Dokumentenmanagement können Sie das Archivieren automatisieren. Dabei wird auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung der Unterlagen gewährleistet. Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf über das passende DMS System.

Überzeugen Sie sich selbst und nutzen Sie die Vorteile moderner Archivierungssysteme. Behrens & Schuleit bietet dafür die geeignete Software.

Archivierungssysteme im Dokumentenmanagement System

Verwenden Sie Ihre Archivierungssysteme im elektronischen Dokumentenmanagement System und die Arbeitsprozesse lassen sich weiter beschleunigen. Besonders vorteilhaft ist die automatische Archivierung im Rechnungseingang. Dadurch lassen sich Eingangsrechnungen in einem Vorgang scannen, indexieren und archivieren. Anschließend leiten die Archivierungssysteme die Rechnung an Zugangsberechtigte weiter. Zudem werden die Suchlaufzeiten deutlich reduziert und Dokumente werden schneller gefunden. Die indexbasierten Suchwerkzeuge mit Volltextsuche ermöglichen eine schnelle Recherche, indem man beispielsweise in Akten nach Nummern oder Bezeichnungen sucht. Auch in Plänen oder Zeichnungen werden diese Suchwerkzeuge eingesetzt. Eine solche Transparenz können papierbasierte Archivierungssysteme nicht erreichen.

Archivierungssysteme im DMS System:

  • effiziente Arbeitsprozesse
  • standortunabhängiger Zugriff
  • zentrale Archivierung
  • revisionssichere Archivierung
  • Schutz vor Verlust
  • Datensicherheit

Digitale Archivierungssysteme sind für die Leistung eines Unternehmens unentbehrlich. Dadurch lassen sich viele Prozesse automatisieren und die personelle Sachbearbeitung wird reduziert. Die papierbasierten Archivierungssysteme bindet personelle Ressourcen, während die digitale Archivierung im DMS System schnelle und transparente Suchoptionen anbietet. Die zeitaufwendige Suche in Altakten oder Bestandsakten wird zukünftig durch Suchwerkzeuge abgelöst. Dies ist bei Versicherungsansprüchen vorteilhaft, um möglichst schnell benötigte Belege einzureichen. Auch die zentrale Archivierung ist von Vorteil, um doppelte Ausführungen einer Datei zu vermeiden.

Beauftragen Sie Behrens & Schuleit aus Düsseldorf mit der Einführung eines DMS Systems, um moderne Archivierungssysteme zu nutzen. Damit können Sie Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen und haben in Ihrer Dokumentenverwaltung immer einen perfekten Überblick.

Archivierungssysteme revisionssicher im DMS

Das revisionssichere Archivieren erfolgt im DMS System automatisch und die Archivierungssysteme erfüllen alle Grundsätze der Aufbewahrung. Dazu gehört vor allem die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Während viele kaufmännische Unterlagen nach 6 Jahren vernichtet werden dürfen, müssen Eingangsrechnungen 10 Jahre verfügbar sein. Die Archivierungssysteme im DMS System berücksichtigen solche Fristen. Dies ist bei Steuerprüfungen oder in rechtlichen Angelegenheiten sehr vorteilhaft. Auch alle anderen Grundsätze einer revisionssicheren Aufbewahrung werden durch die digitalen Archivierungssysteme erfüllt.

Digitale Archivierungssysteme im DMS System erfüllen die Revisionssicherheit:

  • Vollständigkeit der Dokumente
  • Unveränderbarkeit
  • Auffindbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Reproduzierbarkeit
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Schutz vor Verlust
  • Zugangsbeschränkung

Die Archivierungssysteme im elektronischen Dokumentenmanagement System sind immer revisionssicher. Alle Grundsätze einer gesetzeskonformen Aufbewahrung werden durch die Archivierungssysteme gewährleistet. Dies ist für größere Unternehmen ebenso wichtig wie für kleine oder mittlere Betriebe. Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit über die Umsetzung. In den meisten Fällen kann das DMS System in die bestehende IT-Umgebung eingebunden werden. Das Team von Behrens & Schuleit wird Sie dazu umfassend beraten.
Nutzen Sie moderne Archivierungssysteme für mehr Effizienz und Transparenz. Damit lassen sich Dokumente schneller auffinden und Sie können für die Archivierung automatisierte Prozesse verwenden.