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Lösungen

Gehören bei Ihnen zeitfressende Routineaufgaben in der Administration zum Arbeitsalltag und drücken somit auf die Effizienz? Mit unseren Lösungen befreien wir Sie davon, sodass sich Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung, der Personalabteilung oder im Vertrieb auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Mit digitaler Ordnung erhalten Sie maximale Transparenz und damit die Übersicht und Kontrolle über Ihre Prozesse. Dafür haben wir DocuWare und JobRouter als die führenden ECM- bzw. Workflow-Produkte an Bord, die wir optimal auf Ihre Anforderungen abstimmen – sei es bei der Eingangsrechnungsbearbeitung, dem Vertrags- bzw. Personalmanagement oder branchenspezifischen Prozessen. Mit dem Einsatz unserer Cloud entlasten wir zusätzlich Ihre IT und sorgen dafür, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden.

Cloud-Service

Ihre IT-Ressourcen sind begrenzt und damit womöglich ein Grund, mit der digitalen Transformation noch immer nicht voll durchzustarten? Dann können wir mit unserem Cloud-Service helfen, indem wir Ihre Applikationen in unserem Rechenzentrum hosten und betreuen. Dabei handelt es sich um eine private Cloud, die Sie exklusiv für sich nutzen können. Sämtliche Prozesse und Dokumente stehen Ihnen vernetzt auf einer zentralen Plattform zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter können auf diese ortsunabhängig, also auch vom Homeoffice, zugreifen. Sie profitieren außerdem von
Als einziger Anbieter in Deutschland sind wir in der Lage, die Lösungen JobRouter und DocuWare in einer privaten Cloud zur Verfügung zu stellen – und das auch nach der DIN ISO 9001 zertifiziert. Selbstverständlich haben wir unseren Cloud-Service in Deutschland entwickelt und hosten ihn an unserem Firmensitz in Düsseldorf. Ihre Daten sind allseits geschützt.
Zugleich haben Sie mit unserem skalierbaren Preismodell jederzeit die volle Kostenkontrolle. Starten Sie also noch heute mit der digitalen Transformation und schaffen Sie digitale Ordnung in Ihrem Unternehmen.
Fragen Sie uns nach Ihrem individuellen Angebot!

Eingangs­rechnungs­bearbeitung

Keine Frage: Jedes Unternehmen erhält Rechnungen von seinen Lieferanten. Diese zu verarbeiten, kann viel Zeit kosten, muss es aber nicht. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie beispielsweise jederzeit den Überblick, auf welchem Schreibtisch sich gerade welche Rechnung zur Freigabe befindet? Was passiert, wenn der zuständige Mitarbeiter erkrankt oder in den Urlaub geht? Mit unserem Service können Sie die Rechnungsverarbeitung erheblich beschleunigen und transparent gestalten. Dazu gehört, dass wir eingehende Papierrechnungen nicht nur digitalisieren, sondern sie auch intelligent indexieren, sodass sie jederzeit aufrufbar sind.
Wir bilden darüber hinaus den gesamten Prozess vom Eingang der Rechnung über deren mehrstufige formelle und inhaltliche Prüfung bis hin zur Verbuchung und Bezahlung elektronisch ab. Sie wissen zu jeder Zeit, wo sich die jeweiligen Rechnungen befinden, und können durch deren beschleunigte Freigabe Skontooptionen nutzen. Darüber hinaus sind Ihre Eingangsrechnungen rechtskonform gespeichert und lückenlos dokumentiert, sodass Sie einer Steuerprüfung gelassen entgegen sehen können.

Vertrags­management

Einen Handy-Vertrag nicht rechtzeitig gekündigt zu haben, ist uns allen wahrscheinlich schon einmal passiert. Das ist zwar ärgerlich, aber letztlich kein Beinbruch. Anders sieht es in Unternehmen aus. Können Sie ad hoc angeben, wie viele aktuelle Verträge mit Ihren Kunden und Lieferanten in Ihren Abteilungen liegen? Dazu kommen Mietverträge, Verträge mit Versorgungsanbietern usw. Mit dem Mangel an Übersicht wächst das Risiko, eine Kündigungs- oder Verlängerungsfrist zu übersehen. Hinzu kommt, dass Verträge oftmals über viele Jahre gültig sind und in dieser Zeit Konditionen automatisch angepasst werden. Mit anderen Worten, es sind häufig nicht nur die zahlreichen Verträge zu verwalten, sondern auch deren verschiedene Versionen. Dabei kann die Übersicht schnell verloren gehen, insbesondere dann, wenn mehrere Parteien involviert sind.
Mit unserer digitalen Vertragsmanagement-Lösung unterstützen wir Sie dabei, den Überblick zurückzugewinnen, indem das Tool sämtliche Informationen zentral zusammenführt und archiviert. Alle beteiligten Personen haben die Verträge im Zugriff und werden frühzeitig erinnert, wenn etwa Termine für Kündigungs- oder Verlängerungsoptionen anstehen. Zusätzlich beinhaltet unsere Lösung Workflows, die Sie bei der Vertragsbearbeitung unterstützen. Somit profitieren Sie von schnelleren Prozessen, einem optimalen Fristenmanagement und vor allem von einer vollständigen Transparenz über Ihre Verträge. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, sondern bewahrt Sie auch vor unnötigen Kosten.

Personal­management

Die Rolle der Personalabteilung hat sich in den vergangenen Jahren drastisch verändert. Unternehmen sind heute gefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Fachkräfte an sich zu binden. Damit dies gelingt, müssen Personalabteilungen sich mit Themen wie Talentmanagement oder Führungskräfteentwicklung beschäftigen. Mit unserer Personalmanagement-Lösung gelingt es Ihnen, Ihre HR-Verantwortlichen von administrativen Tätigkeiten zu entlasten, sodass Sie sich um die Weiterentwicklung Ihrer Fachkräfte kümmern können. Dazu digitalisieren wir Ihre Prozesse und sorgen dafür, dass Sie auf die Inhalte digitaler Personalakten jederzeit zugreifen können.
Wir setzen für Sie digitale Prozesse auf, mit denen Sie unter anderem
Somit steht Ihrer Personalabteilung mehr Zeit für die Entwicklung der bestehenden Mitarbeiter sowie das aktive Recruiting neuer Kollegen zur Verfügung. Nutzen auch Sie das Potenzial digitaler Prozesse und steigern Sie damit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber!

E-Mail

Sind auch Sie Tag für Tag mit zahlreichen eingehenden E-Mails konfrontiert? Kürzlich ergab eine im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführte Befragung, dass täglich durchschnittlich 26 E-Mails in jedem beruflichen Postfach in Deutschland eingehen. Deren Bearbeitung nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Darüber hinaus sind E-Mails integraler Bestandteil von Prozessen. Einige von ihnen müssen nach den GoBD über mehrere Jahre archiviert werden, unter anderem Bestellungen oder Rechnungen, aber auch alle Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorfall relevant sein können. Außerdem beinhalten elektronische Nachrichten oft wertvolles Wissen. Doch wenn E-Mails in den Postfächern einzelner Mitarbeiter schlummern, können Kollegen nicht darauf zugreifen. Es entstehen Informationssilos, die Transparenz nachhaltig verhindern.
Erfreulicherweise müssen Sie kein spezielles E-Mail-Management etablieren, um einerseits E-Mails rechtssicher aufzubewahren und andererseits deren Inhalte abteilungsübergreifend zur Verfügung zu stellen. Denn das ECM-System DocuWare hat alle nötigen Funktionen an Bord und unsere Berater richten die Lösung nach Ihren Vorgaben individuell ein.

Revisions­sicherheit

Sie als Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Ihre geschäftsrelevanten Unterlagen über mehrere Jahre zu archivieren, und zwar so, dass sie auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher sind. Im Fachjargon spricht man von Revisionssicherheit.
Da DocuWare den GoDB entspricht, müssen Sie sich bei dessen Einsatz erfreulicherweise keine Gedanken machen, ob Sie diese Anforderungen erfüllen. Die Lösung übernimmt diese Aufgabe für Sie und ist entsprechend zertifiziert, um vor allem steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.

Individuelle Prozesse

Neben den oben beschriebenen allgemeinen Verwaltungsprozessen, die sich in jedem Unternehmen finden, unterstützen wir Sie natürlich auch bei der Optimierung von operativen Prozessen Ihres Kerngeschäfts. Diese können ؘje nach Branche oder gar Unternehmen unterschiedlicher Natur sein. In zahlreichen Projekten haben wir bewiesen, dass wir jeden Prozess, so individuell oder komplex er auch sein mag, standardisieren, digitalisieren und damit auch automatisieren können – seien es Prozesse, die in einem CRM-System abgebildet sind, oder Prozesse zur automatischen Auftragsbearbeitung oder zur Nutzung digitaler Unterschriften. Auch hierbei profitieren Sie von der Expertise unserer Berater.

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