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Digitale Aktenlagerung

Die digitale Aktenlagerung ist für alle Aktenarten geeignet. Von den Bestandsakten bis zu Arbeitsakten lassen sich sämtliche Akten digitalisieren. Wenn einzelne Akten nicht regelmäßig verwendet werden, ist eine digitale Aktenlagerung besonders vorteilhaft. Damit ist der Zugriff auf einzelne Belege in kürzester Zeit möglich. Zudem ist die digitale Aktenlagerung im Vergleich zum Aktenregal platzsparend und die Lagerfläche lässt sich zukünftig anderweitig nutzen.

Digitale Aktenlagerung und die Vorteile:

  • direkter Zugriff auf einzelne Belege
  • standortunabhängiger Zugriff
  • platzsparende Aufbewahrung
  • Datensicherheit
  • geringe Kosten
  • einfache Anwendung

Nutzen Sie die digitale Aktenlagerung, um Ihre Akten zukünftig digital zu verwalten. Die spart Zeit und Kosten und bietet jederzeit einen schnellen Zugriff auf dringend benötigte Dokumente. Besonders in Schadensfällen werden einzelne Belege benötigt, um Versicherungsansprüche fristgerecht geltend zu machen. Im Vergleich zur papierbasierten Archivierung bietet die digitale Aktenlagerung einen niedrigen Verwaltungsaufwand. Während das Archiv mit Aktenordner personelle Ressourcen verbraucht, kann die digitale Dokumentenablage viele Arbeitsprozesse automatisieren. Überzeugen Sie sich über die Leistung moderner IT-Systeme, die Ihre Aktenarchivierung vereinfachen.

Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf über die digitale Aktenlagerung und den technischen Möglichkeiten im modernen Dokumentenmanagement System. Lassen Sie sich über personalisierte Systeme beraten, um alle Vorteile einer digitalen Aktenlagerung zu nutzen.

Digitale Aktenlagerung im modernen Dokumentenmanagement System

In einem DMS System werden alle Dokumente bequem verwaltet, sobald die digitale Aktenlagerung vollständig ist. Der Rechnungseingang lässt sich automatisieren, indem das System den Beleg in einem Arbeitsschritt einscannt, indexiert und archiviert. Danach erfolgt die Weiterleitung der Eingangsrechnung an Zugangsberechtigte, um die Zahlung vorzunehmen. Außerdem bietet das DMS System für die digitale Aktenlagerung schnelle Suchoptionen. Die indexbasierten Suchwerkzeuge ermöglichen die Volltextsuche mit Texterkennung. Auf diese Weise können Sie Ihre digitale Aktenlagerung nach Nummern oder Bezeichnungen durchsuchen. Auch die zentrale Archivierung im DMS System ist sehr vorteilhaft, um doppelte Ausführungen zu vermeiden.

Digitale Aktenlagerung und die Vorteile im DMS System:

  • Effizienz und Produktivität
  • transparente Struktur
  • zentrale Archivierung
  • revisionssichere Archivierung
  • mobiler Zugriff
  • Schutz vor Verlust

Mit Behrens & Schuleit aus Düsseldorf können Sie alle genannten Vorteile nutzen und die digitale Aktenlagerung im DMS System verwenden. Während die Recherche im papierbasierten Aktenarchiv sehr zeitaufwendig ist, bietet die digitale Aktenlagerung kurze Suchlaufzeiten. Bei Bedarf lässt sich die Arbeitsakte oder Bestandsakte nach Schlagwörtern durchsuchen. Damit finden Sie alle Belege, Rechnungen, Verträge oder Anschreiben. Auch Pläne und Zeichnungen werden mit diesen Suchwerkzeugen gefunden.

Überzeugen Sie sich von den guten Leistungen bei Behrens & Schuleit und lassen Sie sich über die digitale Aktenlagerung im DMS System beraten.
Digitale Aktenlagerung revisionssicher durchführen
Eine digitale Aktenlagerung bietet im DMS System viele Möglichkeiten und vereinfacht die Dokumentenverwaltung. Dazu gehört auch die revisionssichere Archivierung, so dass die gesetzlich vorgeschriebenen Grundsätze zur Aufbewahrung von Unterlagen eingehalten werden. Mit einem modernen DMS System ist die Archivierung automatisch revisionssicher und die digitale Aktenlagerung erfüllt alle Vorschriften. Dies ist bei Steuerprüfungen oder in Schadensfällen sehr vorteilhaft. Denn in solchen Fällen werden häufig Belege und Dokumente kurzfristig verlangt, die Sie in der digitalen Aktenlagerung schnell auffinden.
Die digitale Aktenlagerung erfüllt für die Revisionssicherheit folgende Grundsätze:

  • rechtskonforme Aufbewahrung der Dokumente
  • Vollständigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Auffindbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Reproduzierbarkeit
  • Zugangsbeschränkung
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen