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Digitale Dokumentenarchivierung

Dokumente digital aufzubewahren ist heutzutage nicht nur in großen Unternehmen verbreitet. Die digitale Dokumentenarchivierung ist für kleine und mittlere Betriebe ebenso wichtig. Denn die Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten ist eine wichtige Voraussetzung für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Im Vergleich zur papierbasierten Archivierung bietet die digitale Dokumentenarchivierung schnelle Suchlaufzeiten und einen direkten Zugriff auf einzelne Belege. Die digitale Dokumentenarchivierung führt zu beschleunigten Arbeitsprozessen und bietet einen reibungslosen Informationsfluss.

Die digitale Dokumentenarchivierung bietet folgendes:

  • schneller Zugriff auf Daten
  • mobiler Zugriff
  • transparente Struktur
  • zentrale Archivierung
  • revisionssichere Archivierung

In einem elektronischen Dokumentenmanagement System bietet die digitale Dokumentenarchivierung viele Vorteile. Dadurch wird die Dokumentenverwaltung vereinfacht, indem beispielsweise die Archivierung automatisiert wird. Viele Vorgänge am Rechnungseingang werden vereinfacht. Das System kann die Eingangsrechnung in einem Arbeitsgang scannen, indexieren und archivieren. Während die papierbasierte Archivierung sehr zeitaufwendig ist, erledigt die digitale Dokumentenarchivierung viele Arbeitsgänge selbstständig. Mit einem DMS Dokumentenmanagement ist das Archivieren und Verwalten deutlich vereinfacht.

Informieren Sie sich über die digitale Dokumentenarchivierung und lassen Sie sich von Behrens & Schuleit beraten. Vor allem die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und der direkte Zugriff auf einzelne Belege sind die wichtigsten Vorzüge. Zudem bietet das System eine gesetzeskonforme Archivierung und kann bei Versicherungsansprüchen schnell die eingeforderten Dokumente finden. Überzeugen Sie sich von der vielen Vorteilen eines DMS Systems und nutzen Sie das moderne Dokumentenmanagement.

Digitale Dokumentenarchivierung im DMS System

Eine digitale Dokumentenarchivierung bietet im Vergleich zur papierbasierten Aufbewahrung vor allem eine große Zeitersparnis. Mit der optischen Zeichenerkennung, kurz OCR, ist eine Volltextsuche möglich und das Dokument lässt sich nach bestimmten Schlagwörtern wie Namen oder Projekte durchsuchen. Dies ist bei Akten oder anderen umfangreichen Datenträgern sehr vorteilhaft. Auch die niedrigen Kosten und die einfache Anwendung sprechen für die digitale Dokumentenarchivierung. In einem personalisierten DMS System beschleunigt die digitale Dokumentenarchivierung die Arbeitsprozesse und erhöht die Effizienz des Unternehmens.

Digitale Dokumentenarchivierung und die Vorteile im DMS:

  • beschleunigte Arbeitsprozesse
  • reibungsloser Informationsaustausch
  • Verfügbarkeit der Dokumente
  • platzsparende Archivierung
  • Einbindung in IT-Umgebung
  • Datensicherheit
  • benutzerfreundliche Anwendung

Nutzen Sie die Vorteile einer modernen Dokumentenverwaltung und entscheiden Sie sich für eine digitale Dokumentenarchivierung. In einem DMS System können verschiedene Nutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Zudem ist der standortunabhängige Zugriff sehr vorteilhaft, wenn man im Kundengespräch auf einzelne Dokumente zugreifen muss. Auch die platzsparende Archivierung ist bei einer digitalen Dokumentenarchivierung gegeben. Dadurch gehören die Regalmeter mit Aktenordner der Vergangenheit an und Sie können zukünftig in einem papierlosen Büro arbeiten.

Überzeugen Sie sich selbst und lassen Sie sich über die digitale Dokumentenarchivierung beraten. Behrens & Schuleit aus Düsseldorf beantwortet Ihre Fragen zum DMS und der digitalen Archivierung.

Digitale Dokumentenarchivierung und die Revisionssicherheit

Eine revisionssichere Archivierung ist aus rechtlichen Gründen erforderlich und die digitale Dokumentenarchivierung im DMS System bietet dazu die richtige Grundlage. Viele Prozesse wie das Archivieren werden automatisiert auch die Sicherung der Daten und die Protokollierbarkeit sind gegeben. Dies ist bei Schadensersatzansprüchen sehr vorteilhaft, um Nachweise fristgerecht einzureichen. Sobald die digitale Dokumentenarchivierung in ein DMS eingebunden ist, kann der Nutzer auf die transparente Datenstruktur zurückgreifen. Die gesamte Struktur entspricht den Vorgaben der Revisionssicherheit und erfüllt somit alle gesetzlichen Vorgaben. Die digitale Dokumentenarchivierung im DMS ist aus folgenden Gründen revisionssicher:

  • Unveränderbarkeit der Dokumente und Daten
  • Vollständigkeit der Dokumente
  • Lesbarkeit aller Dokumente
  • Verfügbarkeit
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Belegsicherung
  • eingeschränkter Zugang
  • Verfahrensdokumentation
  • Nachvollziehbarkeit

Eine digitale Dokumentenarchivierung im DMS System ist in jedem Fall revisionssicher. Dadurch sind Sie bei Steuerprüfungen bestens vorbereitet und erfüllen alle gesetzlichen Vorschriften. Alle Unterlagen sind durch die digitale Dokumentenarchivierung schnell auffindbar und lassen sich bequem am Bildschirm abrufen. Wenn einzelne Dokumente für den Verkauf bestimmter Produkte benötigt werden, lassen sich diese Belege auflisten. Nach Eingabe der Rechnungsnummer kann man alle Dokumente zu einem Produkt aufrufen.
Nutzen Sie die digitale Dokumentenarchivierung und lassen Sie sich von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf beraten.