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Digitales Archivieren

Digitales Archivieren gehört heutzutage zum Büroalltag und viele Dokumente und Emails werden in die digitale Ablage hinterlegt. In vielen Abteilungen eines Unternehmens, wie im Vertrieb oder im Support, müssen wichtige Dokumente sofort griffbereit sein. Mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem wird das digitale Archivieren weitgehend automatisiert und die Unterlagen sind schnell auffindbar. Damit lassen sich wichtige Informationen jederzeit aufrufen und ermöglichen eine schnelle Bearbeitung. Die wichtigste Voraussetzung ist dafür das digitale Archivieren der Dokumente.

Digitales Archivieren im DMS System hat folgende Vorteile:

  • schnelle Auffindbarkeit wichtiger Unterlagen
  • direkter Zugriff auf alle Dokumente
  • mobiler Zugriff
  • beschleunigte Arbeitsprozesse
  • einfache Archivierung
  • geringe Kosten

Digitales Archivieren ist im Vergleich zum klassischen Aktenordner effizienter und wirtschaftlicher. Dies verkürzt die Suche nach einzelnen Dokumenten und die Archivierung ist wesentlich bequemer und kostensparender. In einem elektronischen Dokumentenmanagement-System, DMS, werden viele Arbeitsschritte wie das digitale Archivieren automatisiert. Dies erhöht die Effizienz und beschleunigt die Arbeitsprozesse. Auch der standortunabhängige Zugriff auf wichtige Dokumente ist sehr vorteilhaft, um beispielsweise im Kundengespräch alle wichtigen Informationen parat zu halten.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf kann Ihre Dokumentenablage in ein DMS System einbinden, um zukünftig das digitale Archivieren zu vereinfachen. Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit über die Möglichkeiten einer zeitgemäßen Dokumentenablage.

Digitales Archivieren für mehr Effizienz im Büro

Die Umstellung auf eine zentrale Dokumentenverwaltung im DMS System erleichtert das digitale Archivieren. Dies wird vor allem bei regelmäßig eingehenden Mitteilungen wie den Rechnungen deutlich. So lassen sich in einem Arbeitsschritt die Eingangsrechnungen scannen, archivieren und indexieren. Digitales Archivieren ermöglicht somit eine effiziente Rechnungsverwaltung. Dadurch gehen keine Rechnungen verloren und Sonderrabatte können eingelöst werden. Auch der Zugriff auf einzelne Dokumente ist durch das digitale Archivieren jederzeit gegeben und die Rechnungsverfolgung ist transparent.

Digitales Archivieren in modernen IT-Systemen:

  • reibungsloser Informationsfluss
  • automatisierte Prozesse
  • standortunabhängige Verfügbarkeit
  • revisionssichere Archivierung
  • zentrale Archivierung

Vom schnellen Datenaustausch bis zum mobilen Zugriff bietet das digitale Archivieren viele Vorteile. Im Vergleich zur papierbasierten Archivierung erfolgen die Suchvorgänge in kürzester Zeit, da das elektronische Dokumenten-Management schnelle und transparente Suchoptionen anbietet. Die indexbasierten Suchwerkzeuge ermöglichen eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente mit Volltextsuche. Zudem erfolgt das digitale Archivieren im DMS System immer zentral, so dass keine doppelten Ausführungen einer Datei entstehen. Auf diese Weise hat man immer die aktuelle Ausführung einer Datei im Archiv und doppelte Archivierungen werden vermieden.

Überzeugen Sie sich vom digitalen Archivieren innerhalb einer elektronischen Dokumentenverwaltung. Von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf erhalten Sie dazu eine fachkundige Beratung.
Digitales Archivieren und die Revisionssicherheit
Digitales Archivieren im DMS System berücksichtigt alle gesetzlichen Vorgaben der Archivierung. Ein revisionssicheres Archivieren gewährleistet vor allem die Auffindbarkeit von Dokumenten und die unveränderliche Speicherung von Dateien. Ein digitales Archivieren ist bereits aus Zeitgründen wesentlich komfortabler als die papierbasierte Aufbewahrung. Zudem ermöglicht das Archivieren mit einem elektronischen Dokumentenmanagement automatisierte Prozesse, wie die Indexierung. Digitales Archivieren im Dokumentenmanagement erleichtert die Verwaltung Ihrer Unterlagen und bietet eine transparente Dokumentenstruktur.
Digitales Archivieren, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten:

  • Vollständigkeit, Unveränderbarkeit
  • Auffindbarkeit
  • Lesbarkeit der Dokumente
  • Zugang einschränken
  • Nachvollziehbarkeit
  • Protokollierbarkeit
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen