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Dokumenten Archivierung

Für die Aufbewahrung und Bereitstellung wichtiger Unterlagen ist eine systematische Dokumenten Archivierung erforderlich. Dies betrifft vor allem den Zugriff auf benötigte Dokumente, die beispielsweise im Arbeitsablauf dringend benötigt werden. Eine zentrale Dokumenten Archivierung kann daher die Suchlaufzeiten verkürzen und die Effektivität erhöhen. Eine elektronisch basierte Dokumenten Archivierung automatisiert viele Prozesse und erhöht die Auffindbarkeit. Zudem ist die elektronische Archivierung revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Vorteile einer systematischen Dokumenten Archivierung:

  • schneller Zugriff auf Dokumente
  • reibungsloser Prozessablauf
  • automatisierte Archivierung
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • revisionssichere Archivierung

Mit einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem, DMS System, wird die Dokumenten Archivierung im Büro effizienter und produktiver. So werden Dokumente und Geschäftsunterlagen schneller gefunden und stehen in kürzester Zeit zur Verfügung. In einem DMS System ist die Dokumentenarchivierung weitgehend automatisiert, so dass keine Daten verloren gehen. Dies ist vor allem bei Rechnungen besonders sinnvoll und die Eingangsrechnung lässt sich in einem Arbeitsgang einscannen, indexieren und archivieren. Auch die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sind mit dieser Dokumenten Archivierung gegeben und die Aufbewahrungsfristen werden beachtet.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf sind Spezialisten für die moderne Dokumenten Archivierung. Dafür implementieren die Techniker von Behrens & Schuleit ein Dokumentenmanagementsystem, das alle Vorteile einer zeitgemäßen Archivierung ermöglicht. Informieren Sie sich auf der Webseite von Behrens & Schuleit über zeitgemäße Lösungen zur Dokumenten Archivierung.

Dokumenten Archivierung für eine revisionssichere Aufbewahrung

Bei der Dokumenten Archivierung sind viele gesetzliche Vorgaben zu beachten. So dürfen die meisten Geschäftsunterlagen erst nach einer bestimmten Frist vernichtet werden und sollten jederzeit auffindbar sein. Außerdem sind Unternehmen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet und nachlässig abgelegte Belege können kostspielige Folgen haben. Eine fehlerhafte Dokumenten Archivierung kann die Beschaffung dringend benötigter Belege verzögern. Dabei könnten Versicherungsansprüche verfallen, wenn Belege nicht fristgerecht eingereicht werden. Eine revisionssichere Dokumenten Archivierung gewährleistet jederzeit die Verfügbarkeit der Unterlagen.

Die Grundsätze der Dokumenten Archivierung, jedes Dokument muss für die Aufbewahrung bestimmten Regeln folgen:

  • gesetzeskonforme Aufbewahrung
  • Schutz vor Verlust
  • Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Auffindbarkeit
  • Reproduzierbarkeit
  • Nutzung nur für Freigabeberechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Diese Anforderungen sind für eine gesetzeskonforme Dokumenten Archivierung weitgehend technologie-neutral. Für die Umsetzung ist eine systemgestützte Lösung zu empfehlen, um alle Anforderungen zu realisieren. Behrens & Schuleit aus Düsseldorf bietet für die Dokumenten Archivierung ein DMS System, das in jeder IT-Umgebung implementierbar ist. So vermeiden Unternehmen zukünftig das manuelle Archivieren der Dokumente. Die automatisierten Prozesse vereinfachen die Dokumenten Archivierung und beschleunigen die Arbeitsgänge.

Von der Ablage bis zur Dokumenten Archivierung und der Recherche werden alle Prozesse deutlich vereinfacht. Dazu bietet das systemgestützte Verfahren einen perfekten Überblick und alle Dokumente lassen sich direkt zuordnen. Überzeugen Sie sich bei Behrens & Schuleit aus Düsseldorf von den IT-Lösungen fürs Archivieren der Dokumente.
Dokumenten Archivierung bei Behrens & Schuleit
Behrens & Schuleit aus Düsseldorf bieten passende Lösungen für die Dokumenten Archivierung. Von der papierbasierten Aktenarchivierung bis zum elektronisch gestützten DMS System, werden für jedes Unternehmen passende Archivierungssysteme angeboten. Dafür bieten Behrens & Schuleit in Düsseldorf ein Dokumenten Zentrum, um die Dokumenten Archivierung sicher und ordnungsgemäß zu gewährleisten. Die vollklimatisierten Räume und der Brandschutz gewährleisten eine sichere Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen. Ob Kassenbücher, Gehaltslisten oder CAD-Zeichnungen – unsere Logistikhalle ist für jede Art von Dokumenten Archivierung ausgerichtet.