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Elektronische Aktenordner

Im modernen Büro gehören elektronische Aktenordner mittlerweile zum Alltag. Denn die digitale Aktenarchivierung bietet eine schnelle und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten. Mit passenden Suchwerkzeugen lässt sich der elektronische Aktenordner nach Nummern oder Bezeichnungen durchsuchen. Dadurch sind einzelne Belege aus den Akten schnell auffindbar und die Recherche ist in kurzer Zeit erledigt. Zudem ist der elektronische Aktenordner platzsparend und die Lagerfläche für die Regalmeter lassen sich einsparen.

Elektronische Aktenordner und die Vorteile:

  • Optimierung der Aktenführung
  • transparente Struktur
  • Entlastung personeller Ressourcen
  • Reduzierung der Lagerflächen
  • Schutz vor Verlust
  • Datensicherheit

Nutzen Sie zukünftig elektronische Aktenordner und lassen Sie bei Bedarf Ihre Dokumente digitalisieren. Der Scanservice von Behrens & Schuleit aus Düsseldorf kann Ihr gesamtes Papierarchiv digitalisieren. Sämtliche Unterlagen, Rechnungen, Belege und auch Pläne und Zeichnungen werden vom Scanservice bearbeitet. Dadurch können Sie Ihre gesamten Belege in elektronische Aktenordner speichern. Informieren Sie sich bei Behrens & Schuleit über die guten Dienstleistungen. Als eines der größten Scandienstleister Deutschlands verfügt Behrens & Schuleit über genügend Kapazitäten und die nötige Erfahrung zur Erstellung sauberer Scans. Von den Bestandsakten bis zu den Altakten und den Arbeitsakten lassen sich alle Aktenarten durch unseren Scanservice bearbeiten.

Überzeugen Sie sich selbst und übertragen Sie Ihre Daten in elektronische Aktenordner. Die schnelle Auffindbarkeit der Dokumente und die Platzersparnis sind die wichtigsten Vorteile.

Elektronische Aktenordner im DMS System

Während papierbasierte Ordner zumeist nur für bestimmte Unterlagen geeignet sind, können elektronische Aktenordner verschiedene Belege speichern. Vor allem geschäftliche Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge gehören in elektronische Aktenordner. Die einfache Anwendung im elektronischen Aktenordner und die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten sind die größten Pluspunkte. Mit indexbasierten Suchwerkzeugen werden gesuchte Dateien schnell gefunden und unproduktive Suchlaufzeiten lassen sich reduzieren.

Diese Vorteile haben elektronische Aktenordner im Dokumentenmanagement System:

  • beschleunigte Arbeitsprozesse
  • Verfügbarkeit der Dokumente
  • standortunabhängiger Zugriff
  • revisionssichere Archivierung
  • zentrale Archivierung

Elektronische Aktenordner sind im DMS System sehr effizient und erleichtern den Büroalltag. Besonders die schnellen Zugriffe auf einzelne Belege sind sehr vorteilhaft. Die zentrale Archivierung bietet immer die Sicherheit, dass keine doppelten Ausführungen einer Datei existieren. Dadurch bietet der elektronische Aktenordner immer die aktuelle Version. Auch der mobile Zugriff ist sehr vorteilhaft und mehrere Mitarbeiter können die gleiche Datei bearbeiten.

Beauftragen Sie Behrens & Schuleit mit der Installierung eines DMS-Systems, um Ihre elektronischen Aktenordner im vollen Umfang zu nutzen. Damit beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse und Sie haben immer einen direkten Zugriff auf Ihre Unterlagen. Nutzen Sie die moderne Dokumentenverwaltung von Behrens & Schuleit.
Elektronische Aktenordner revisionssicher verwalten
Im DMS System ist die Archivierung immer revisionssicher und entspricht den rechtlichen Vorgaben. Daher müssen elektronische Aktenordner nicht angepasst werden. Sobald das elektronische Dokumentenmanagement System installiert ist, können Sie auf alle Funktionen zurückgreifen. Dazu gehört auch die revisionssichere Archivierung, wodurch die Aufbewahrungsfristen automatisch eingehalten werden. Auch die Unveränderbarkeit der Daten und die korrekte und zeitnahe Archivierung gehören ebenfalls zur Revisionssicherheit, die der elektronische Aktenordner im DMS System gewährleistet. Eine Verfahrensdokumentation und die Reproduzierbarkeit zählen ebenso zur revisionssicheren Aufbewahrung. Zudem dürfen die Dokumente nur von berechtigten Nutzern eingesehen werden. Dagegen ist der genaue Datenträger für elektronische Aktenordner nicht festgelegt, hier gibt es gewisse Spielräume.