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Rechnungen archivieren

Im modernen Büro gehört das Archivieren von Rechnungen zum Alltag und automatisierte Prozesse ermöglichen eine sichere und korrekte Bearbeitung. Mit einem elektronischen Verfahren können Sie in einem Arbeitsgang die Rechnungen archivieren, einscannen und indexieren. Damit verlaufen viele Arbeitsprozesse reibungslos und die Rechnung wird fristgerecht bezahlt. Zudem erfüllt das elektronische Verfahren die gesetzlichen Vorgaben, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Rechnungen zu archivieren gehört daher zu den wichtigsten Routineaufgaben im Büro.

Die wichtigsten Vorgaben, um ordnungsgemäß Rechnungen zu archivieren:

  • Aufbewahrung nach gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen
  • Schutz vor Verlust des Dokuments
  • Unveränderbarkeit der Dokumente
  • Nachvollziehbarkeit im Archivierungssystem
  • Auffindbarkeit und Reproduzierbarkeit der Dokumente
  • Zugang nur für Freigabeberechtigte
  • Aufbewahrungsfristen einhalten

Um solche Vorgaben fürs Archivieren der Rechnungen umzusetzen, empfiehlt sich die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Die elektronische Ablage bietet viele Vorteile und kann die genannten Vorgaben realisieren. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen archivieren, ohne dabei bestimmte Befehle ins System einzugeben. Denn im DMS Dokumentenmanagement wird die Archivierung automatisch vollzogen und die revisionssichere Aufbewahrung ist gesichert.

Behrens & Schuleit aus Düsseldorf sind Spezialisten fürs Dokumentenmanagement-System, um Rechnungen archivieren und indexieren zu lassen. Informieren Sie sich auf der Webseite über die angebotenen IT-Lösungen und lassen Sie sich beraten.

Rechnungen archivieren und Büroalltag organisieren

Das Datenaufkommen ist im digitalen Zeitalter auf ein Vielfaches angewachsen und das systematische Archivieren von Rechnungen hat daher eine zentrale Bedeutung. Denn nachlässig abgelegte Rechnungen werden in vielen Fällen nicht fristgerecht beglichen und der Rabatt entfällt. Eine elektronische Dokumentenverwaltung kann dagegen Dokumente automatisch archivieren. Nach Eingang lassen sich die Rechnungen archivieren, einscannen und indexieren. Anschließend wird die Datei an Freigabeberechtigte zur weiteren Bearbeitung verschickt. So sind alle wichtigen Vorgänge zur Rechnungsbegleichung oder zur Wahrung von Sonderkonditionen abrufbar.

Rechnungen archivieren mit modernen IT-Lösungen:

  • automatische Archivierung
  • reibungsloser Informationsfluss
  • transparente Rechnungsverfolgung
  • revisionssichere Archivierung
  • standortunabhängiger Zugriff möglich

Für das Archivieren der Rechnungen ist das elektronische Dokumentenmanagement-System empfehlenswert, da es alle Vorteile einer schnellen und sicheren Bearbeitung erfüllt. Diese Lösung verkürzt die Durchlaufzeiten von Rechnungen und übernimmt das Archivieren. Damit werden Arbeitsprozesse verschlankt und Rechnungen sind jederzeit abrufbar. Dafür können Anwender einfach die Rechnungsnummer eingeben und alle wichtigen Daten werden angezeigt. Zudem ist die Archivierung revisionssicher und alle gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten. Der Zugriff auf die Dateien kann auch über Mobilgeräte erfolgen, so dass der Anwender immer flexibel ist.

Überzeugen Sie sich bei Behrens & Schuleit über moderne IT-Lösungen, wenn Sie ein effektives System zum Archivieren Ihrer Rechnungen benötigen.
Rechnungen archivieren und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen
Für die Aufbewahrung von Dokumenten ist das revisionssichere Archivieren von Rechnungen eines der wichtigsten Vorgaben. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente fürs Archivieren bestimmte Kriterien erfüllen müssen. Wer beispielsweise Rechnungen archivieren möchte, muss die Auffindbarkeit gewährleisten. Eine manuelle Suche nach der Eingangsrechnung kann zeitraubend sein, wenn das Archivieren ohne Dokumentenmanagement vollzogen wurde. Dies kann bei Versicherungsansprüchen zu Problemen führen, da Versicherer immer bestimmte Fristen vorgeben. Rechnungen zu archivieren und zu verwalten wird mit einem Dokumentenmanagement-System vereinfacht und bietet eine transparente Rechnungsverfolgung.
Rechnungen archivieren, um alle Vorgaben einzuhalten:

  • Unveränderbarkeit, Vollständigkeit
  • Verfügbarkeit, Auffindbarkeit
  • Lesbarkeit
  • Zugang nur für berechtigte Personen
  • Wahrung der Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit
  • Protokollierbarkeit