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Prozesse digitalisieren

Drohen Sie den Überblick
über Ihre Firmenprozesse
zu verlieren? Sie wünschen
sich ein übersichtliches
Unternehmenscockpit?

Die Problemstellung:

Haben Sie den Überblick über Ihre Firmenprozesse verloren und suchen Sie nach einem übersichtlichen Unternehmenscockpit? Die zunehmende Flut von Informationen und die schnell voranschreitende Technologie stellen Unternehmen vor Herausforderungen, denen sie sich stellen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unsere Lösung: Prozesse digitalisieren und den Weg zur digitalen Transformation erfolgreich gestalten.

 

Wenn Ihnen diese Problematik vertraut ist, dann können wir Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu digitalisieren und sich wieder einen Überblick zu verschaffen.

Der Schlüssel zur Agilität: Digitale Transformation

Wir begleiten Sie bei der Umgestaltung Ihrer Prozesse, damit Sie agil auf Veränderungen reagieren können. Eine wohlüberlegte Strategie ist hierbei entscheidend, um die Digitalisierung nicht nur als Kostenfaktor zu betrachten, sondern als echten Wertschöpfungsfaktor. Mit unserem Know-how und unserer Expertise unterstützen wir Sie beim Change-Management und schaffen eine digitale Ordnung in Ihrem Unternehmen, die für maximale Transparenz sorgt.

Nicholas Hommers
Chief Information Officer

Wir verstehen uns nicht nur als Dienstleister, der Ihre Dokumente digitalisiert, sondern auch als Berater, der gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse digitalisiert und optimiert. Diese einzigartige Kombination gepaart mit Best-of-Breed-Lösungen schafft in Ihrem Unternehmen eine digitale Ordnung, die wiederum für eine maximale Transparenz sorgt.

Die vier Schritte zur Lösung Ihrer Probleme:

Erstgespräch​

Bei unserem Kennenlerntermin stellen wir uns natürlich kurz vor. Danach geht es aber gleich darum zu erfahren, welches Verständnis Sie von der Digitalisierung haben und mit welchen Herausforderungen Sie aktuell konfrontiert sind. Darüber hinaus versuchen wir herauszufinden, auf welcher Basis wir aufbauen können und welche mittelfristigen Ziele Sie erreichen wollen.

Analyse und Workshops

Nach dem gegenseitigen Beschnuppern geht es an die Details. Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops beleuchten wir Ihre Prozesse und finden heraus, wo die größten Optimierungspotenziale liegen, wenn wir Sie bzw. Ihr Unternehmen in die digitale Welt holen. Da analoge Prozesse gewissen Regeln unterliegen und beispielsweise nur sequenziell ablaufen können, verfolgen wir den Ansatz, diese Prozesse nicht einfach nur 1 : 1 digital abzubilden. Vielmehr geht es darum, die Vorteile der Digitalisierung maximal auszuschöpfen, etwa die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Vorgang arbeiten. Unser Trumpf, den wir bei der Analyse ausspielen, liegt darin, dass wir die Prozesse objektiv von außen – ohne Betriebsblindheit – beurteilen können.

Konzeption und Planung

An dieser Stelle partizipieren Sie vor allem an unserer langjährigen Erfahrung bei der Prozessdigitalisierung und -optimierung. Wir nutzen unsere Expertise und unser Know-how, um daraus den für Sie optimalen Prozess zu entwickeln. Sie erfahren, wie und mit welchen Mitteln Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern, Bearbeitungszeiten verkürzen und Abläufe vereinfachen können.

Umsetzung und Steuerung

Nachdem wir Ihnen unsere Lösung präsentiert und sie mit Ihnen abgestimmt haben, geht es mit unserer hauseigenen Entwicklungsabteilung an die Umsetzung. Wir passen das ECM-System DocuWare bzw. die Workflow-Lösung auf Ihre individuellen Anforderungen an, richten die Prozesse ein und installieren die Produkte entweder auf Ihrem Server oder in unserer eigenen Cloud. Für einen nahtlosen Informationsaustausch entwickeln wir auch Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen. So entsteht schließlich jene Lösung, die auf Ihre Anforderungen passgenau zugeschnitten ist und die wir Ihrem Team in entsprechenden Schulungen erläutern.

Unsere Vorteile:

Full-Service-Dienstleistungen aus einer Hand

Wir analysieren, optimieren und digitalisieren Ihre Prozesse. Außerdem digitalisieren wir Ihre Dokumente unabhängig von deren Quelle, übernehmen das Hosting und stellen Schnittstellen zum nahtlosen Import von Dokumenten in weitere Systeme zur Verfügung.

Führende ECM- & Workflow-Lösungen

Mit DocuWare und JobRouter realisieren wir anhand Ihrer Anforderungen individuelle Projekte. Hinzu kommen weitere Best-of-Breed-Lösungen, von denen Sie nachhaltig profitieren werden.

Flexibilität und Kreativität

Unabhängig von der Beschaffenheit Ihrer Dokumente oder Ihren Anforderungen im Hinblick auf Ihre Prozessabläufe – wir entwickeln für Sie individuelle und damit maßgeschneiderte Lösungen. Abläufe nach dem Prinzip „08/15“ gibt es bei uns nicht.

Ein modernes Scan-Zentrum

Dieses unterhält sowohl leistungsfähige Durchzugs-Scanner, mit denen wir jährlich bis zu 100 Millionen Dokumente digitalisieren, als auch Buch-Scanner, welche die Digitalisierung großformatiger Pläne oder historischer Dokumente ohne Qualitätsverlust ermöglichen.

Berater mit langjährigem Know-how

Wir stellen Ihnen kompetente Mitarbeiter zur Verfügung, die bereits in zahlreichen Projekten ihr Wissen unter Beweis gestellt haben. Bei uns erhalten Sie einen festen Ansprechpartner, der sich persönlich um Ihr Anliegen kümmert. Auf ein Call-Center werden Sie bei uns niemals treffen.

Tradition & Innovation aus einer Hand

Tradition und Erneuerung stehen für uns in keinem Widerspruch zueinander. Das leben wir seit mehr als 90 Jahren. Unsere Nähe zum Kunden war und ist stets damit verbunden, unser Leistungsportfolio mit innovativen Ideen an neue Gegebenheiten anzupassen.

Sichere Abläufe

Von der Abholung Ihrer Dokumente über deren Verarbeitung bis hin zur erneuten Bereitstellung oder Vernichtung werden alle Schritte engmaschig kontrolliert. Wir arbeiten absolut autark und vergeben keine Aufträge an Subunternehmer. Auch die digitale Transformation findet über unsere eigenen Server am Standort Düsseldorf statt.

Unsere Expertise:

FAQs - häufig gestellte Fragen unserer Kunden:

Sie haben Fragen zur Digitalisierung im Unternehmen, zu digitalen Prozessen, zur DATEV-Anbindung, hier beantworten wir die häufigsten Fragen.

Digitalisierung in Unternehmen bedeutet, mit Hilfe digitaler Technologien komplexe Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln. Digitalisierung betrifft immer das komplette Unternehmen und nicht nur einzelne Bereiche.

Digitale Prozesse sind optimierte Prozesse, in welchen Informationen digital erstellt, verarbeitet und gespeichert werden. Sie bieten den Vorteil, dass sie deutlich effizienter, sicherer und transparenter sind als analoge Prozesse.

Die DATEV-Anbindung ist für alle Unternehmen sinnvoll, die eine DATEV-Lösung als Buchhaltungssystem nutzen. Über die Anbindung lassen sich Stammdaten überprüfen und fertige Buchungssätze in DATEV erzeugen. Dies spart lästige Mehrarbeit.

Digitalisierung im Unternehmen ist ein Schritt, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Durch die Digitalisierung wird das Unternehmen effizienter, die Abläufe werden transparenter und Schwachstellen im Unternehmen können behoben werden. Die Sicherheit von Informationen im Unternehmen wird maßgeblich erhöht, da sich digitale Informationen deutlich einfacher wiederherstellen lassen, als analoge. Zusätzlich trägt man mit der Digitalisierung auch noch zum Umweltschutz bei, da deutlich weniger Papier benötigt wird.

Die wichtigsten Vorteile eines SaaS-Systems sind, dass diese Lösung schneller einsatzbereit ist, diese jederzeit und von überall zugänglich ist, der Kunde nicht die Verantwortung für das System trägt und sich dadurch die Kosten für eventuell benötigte Hardware einsparen lassen.

Die JobRouter Digitalisierungsplattform steuert ihre Geschäftsprozesse über das gesamte Unternehmen hinweg. Durch die hohe Flexibilität und die modularen Bausteine lassen sich selbst die komplexesten Geschäftsprozesse digital abbilden.

ECM steht für Enterprise-Content-Management und befasst sich mit den Strategien, Techniken und Systemen zur Erfassung, Steuerung, Archivierung, Erhaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten zur Optimierung von Unternehmensprozessen und führt strukturierte, wenig strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

OCR bedeutet optical character recognition und steht für die Texterkennung in Dokumenten. Mithilfe der OCR-Technologie werden Daten, welche sich in Bildern, Dokumenten und anderen Dateien befinden, für digitale Systeme zugänglich gemacht.

Bei uns können alle Dokumente digitalisiert werden. Ganz egal, ob es sich dabei um einfaches DIN A3/A4 Papier oder auch größere Formate handelt. Auch gebundene Dokumente, Bücher und Bilder können wir zerstörungsfrei digitalisieren. Selbst alte Mikro-Film-Karten können Sie bei uns digitalisieren lassen.

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Speicherort für alle Dokumente im Unternehmen. In diesem lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren, was es Ihnen ermöglicht, einen Großteil Ihrer Papierdokumente zu vernichten. Dies spart u.a. Platz, macht die Dokumente ortsunabhängig verfügbar und erleichtert deren Wiederfinden.

Kontakt und Informationen anfordern:

Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren und effizienter arbeiten? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren Digitalexperten auf und lassen Sie uns gemeinsam die Weichen für Ihre erfolgreiche digitale Transformation stellen.

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