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Dokumente digitalisieren

Haben Sie den Überblick über Ihre Dokumente verloren? Sie wünschen sich ein schnelles Auffinden ihrer Dokumente?

Ihre Dokumente sind in Aktenordnern abgelegt und stapeln sich in den Regalen. Damit stehen sie eigentlich für jedermann zur Verfügung. – Eigentlich, denn eine physische Ablage garantiert Ihnen noch keinen unmittelbaren Zugriff auf die Inhalte. Der Überblick ist schlicht verloren gegangen und Sie wissen nicht, welche wertvollen Informationen in den Dokumenten schlummern. Dies gilt insbesondere dann, wenn mehrere Generationen von Mitarbeitern die Papierdokumente aufbewahrt und Sie diese Art der Ablage „geerbt“ haben. Die für eine effiziente Arbeit nötige Transparenz ist nicht gegeben. Sie wenden immer wieder Zeit für Arbeitsabläufe auf, die in der Vergangenheit bereits mehrfach erbracht wurden.

Kennen Sie diese Problematik?

Dann können wir Ihnen helfen, sich wieder einen Überblick zu verschaffen. Als Full-Service-Dienstleister bieten wir Ihrem Unternehmen alle für die Digitalisierung notwendigen Leistungen unkompliziert aus einer Hand. Wir planen individuell für jeden unserer Kunden die passenden Maßnahmen und setzen sie nach weiterer Absprache um. Dazu gehört nicht nur das Dokumente-Digitalisieren, sondern auch das Erfassen von Inhalten und das Bereitstellen der Dateien in einer für Sie passenden Archiv auf Ihrem Server. Ohne lange (erfolglos) in Aktenordnern zu suchen, können Sie unmittelbar auf Ihre Dokumente und vor allem auf die darin verborgenen Informationen zugreifen. Das ist für uns digitale Ordnung und für Sie maximale Transparenz!

Die 6 Schritte zur Lösung Ihrer Probleme:

Logistik/Abholung

Unser Logistikservice ist der erste Schritt auf dem Weg Ihre Dokumente zu digitalisieren. Unsere speziell ausgestatteten Fahrzeuge holen Ihre Akten ab und transportieren sie sicher. Sie müssen sich keine Sorgen um den Transport machen – wir kümmern uns darum. Mit unseren speziell für den Dokumententransport eingerichteten Fahrzeugen holen wir Ihre Akten ab, leeren Ihr Postfach und transportieren die Unterlagen in unser Scanzentrum. Nach der Digitalisierung übermitteln wir die erzeugten Dateien in dem von Ihnen gewünschten Format innerhalb einer geordneten Windows-Explorer-Struktur. Alternativ exportieren wir die Dateien in Ihr hauseigenes Dokumenten Management-System. Auf Wunsch lagern wir die Originale sicher in unserer Logistikhalle oder stellen sie Ihnen wieder zur Verfügung.

Vorbereitung

Wir präparieren und bereiten Ihre Dokumentenpapiere zum Scannen auf. Dazu gehört auch das Entfernen von Klammern und Eselsohren, das Reparieren von Schäden am Papier und das Kopieren schlecht lesbarer Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten qualitativ hochwertige Digitalisate.

Digitalisierung

Der Scanservice bildet im Rahmen der Dokumentendigitalisierung den kleinsten Schritt – vorausgesetzt, es sind die passenden Geräte im Einsatz. In unserem modernen Scanzentrum stehen leistungsfähige Durchzugs-Scanner bereit, mit denen wir jährlich bis zu 100 Millionen Dokumente bis DIN A0 digitalisieren. Ansonsten verfügen wir über speziell angefertigte Scanner, welche die Digitalisierung von Dokumenten außerhalb der DIN-Norm ermöglichen. Hierzu gehören großformatige Pläne, wie technische Zeichnungen, Architekturpläne, Flurkarten oder auch historische Dokumente, die oftmals porös sind. Letztere fassen wir nicht nur sprichwörtlich, sondern buchstäblich mit Samthandschuhen an, damit deren Beschaffenheit erhalten bleibt. Je nach Anforderung scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen, mit flexibler Auflösung und ohne Qualitätsverlust.

Erfassung

Damit Sie das Potenzial Ihrer digitalen Dokumente vollständig ausschöpfen können, erfassen wir sie mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) im Volltext aus und indexieren sie anschließend nach Ihren individuellen Anforderungen. So ist gewährleistet, dass Sie unmittelbar auf die Dokumente zugreifen können. Sie entscheiden, ob wir den Inhalt eines Aktenordners in einer Datei, die den Namen des Ordnerrückens trägt, speichern, oder granularer. So ist es beispielsweise auch möglich, dass die Dokumente eines Registers in einer Datei gespeichert und diese entsprechend benannt wird. Eine weitere Option ist, alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente, etwa aus einem Schriftwechsel, in einer Datei zu speichern und diese so zu bezeichnen.

Archivierung

Abschließend übertragen wir Ihre Dateien über eine gesicherte SFTP-Leitung und legen sie übersichtlich in einer Windows-Explorer-Struktur ab. Wenn Sie Ihre Dokumente höchst effizient verwalten und von Funktionen wie Rechte-Management, übergeordnetem Suchen oder der Nutzung von Indexdaten für Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System profitieren wollen, dann empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Kundenberater über den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems zu unterhalten. Als zertifizierter DocuWare-Partner bieten wir Ihnen auch in diesem Bereich ganzheitliche Unterstützung – von der Beratung über die Implementierung bis hin zur Schulung, um Ihnen die Umstellung so leicht wie möglich zu machen.

Qualitätssicherung

Unser modernes Scanzentrum verarbeitet jährlich mehr als 100 Millionen Dokumente – darunter Bestandsakten, der tägliche digitale Posteingang und auch großformatige Pläne. Dabei wird jeder Prozessschritt qualitätsgesichert. Zudem sind wir nach DIN ISO 9001 bzw. ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass unsere Dienstleistungen stets mit einem nachgewiesen hohen Qualitäts-Level termingerecht erbracht werden, wir die Anforderungen der Informationssicherheit einhalten sowie die Maßnahmen zum Schutz von Daten umsetzen.

Unsere Vorteile:

Full-Service-Dienstleistungen aus einer Hand

Wir analysieren und optimieren Ihre Prozesse, digitalisieren Ihre Dokumente unabhängig von deren Quelle, übernehmen das Hosting und stellen Schnittstellen zum nahtlosen Import von Dokumenten in weitere Systeme zur Verfügung.

Führende ECM- & Workflow-Lösungen

Mit DocuWare und JobRouter realisieren wir anhand Ihrer Anforderungen individuelle Projekte. Hinzu kommen weitere Best-of-Breed-Lösungen, von denen Sie nachhaltig profitieren werden.

Flexibilität und Kreativität

Unabhängig von der Beschaffenheit Ihrer Dokumente oder Ihren Anforderungen im Hinblick auf Ihre Prozessabläufe – wir entwickeln für Sie individuelle und damit maßgeschneiderte Lösungen. Abläufe nach dem Prinzip „08/15“ gibt es bei uns nicht.

Ein modernes Scan-Zentrum

Dieses unterhält sowohl leistungsfähige Durchzugs-Scanner, mit denen wir jährlich bis zu 100 Millionen Dokumente digitalisieren, als auch Buch-Scanner, welche die Digitalisierung großformatiger Pläne oder historischer Dokumente ohne Qualitätsverlust ermöglichen.

Berater mit langjährigem Know-how

Wir stellen Ihnen kompetente Mitarbeiter zur Verfügung, die bereits in zahlreichen Projekten ihr Wissen unter Beweis gestellt haben. Bei uns erhalten Sie einen festen Ansprechpartner, der sich persönlich um Ihr Anliegen kümmert. Auf ein Call-Center werden Sie bei uns niemals treffen.

Tradition & Innovation aus einer Hand

Tradition und Erneuerung stehen für uns in keinem Widerspruch zueinander. Das leben wir seit mehr als 90 Jahren. Unsere Nähe zum Kunden war und ist stets damit verbunden, unser Leistungsportfolio mit innovativen Ideen an neue Gegebenheiten anzupassen.

Sichere Abläufe

Von der Abholung Ihrer Dokumente über deren Verarbeitung bis hin zur erneuten Bereitstellung oder Vernichtung werden alle Schritte engmaschig kontrolliert. Wir arbeiten absolut autark und vergeben keine Aufträge an Subunternehmer. Auch die digitale Transformation findet über unsere eigenen Server am Standort Düsseldorf statt.

Unsere Expertise:

FAQs - häufig gestellte Fragen unserer Kunden:

Digitalisierung in Unternehmen bedeutet, mit Hilfe digitaler Technologien komplexe Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln. Digitalisierung betrifft immer das komplette Unternehmen und nicht nur einzelne Bereiche.

Digitale Prozesse sind optimierte Prozesse, in welchen Informationen digital erstellt, verarbeitet und gespeichert werden. Sie bieten den Vorteil, dass sie deutlich effizienter, sicherer und transparenter sind als analoge Prozesse.

Die DATEV-Anbindung ist für alle Unternehmen sinnvoll, die eine DATEV-Lösung als Buchhaltungssystem nutzen. Über die Anbindung lassen sich Stammdaten überprüfen und fertige Buchungssätze in DATEV erzeugen. Dies spart lästige Mehrarbeit.

Digitalisierung im Unternehmen ist ein Schritt, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Durch die Digitalisierung wird das Unternehmen effizienter, die Abläufe werden transparenter und Schwachstellen im Unternehmen können behoben werden. Die Sicherheit von Informationen im Unternehmen wird maßgeblich erhöht, da sich digitale Informationen deutlich einfacher wiederherstellen lassen, als analoge. Zusätzlich trägt man mit der Digitalisierung auch noch zum Umweltschutz bei, da deutlich weniger Papier benötigt wird.

Die wichtigsten Vorteile eines SaaS-Systems sind, dass diese Lösung schneller einsatzbereit ist, diese jederzeit und von überall zugänglich ist, der Kunde nicht die Verantwortung für das System trägt und sich dadurch die Kosten für eventuell benötigte Hardware einsparen lassen.

Die JobRouter Digitalisierungsplattform steuert ihre Geschäftsprozesse über das gesamte Unternehmen hinweg. Durch die hohe Flexibilität und die modularen Bausteine lassen sich selbst die komplexesten Geschäftsprozesse digital abbilden.

ECM steht für Enterprise-Content-Management und befasst sich mit den Strategien, Techniken und Systemen zur Erfassung, Steuerung, Archivierung, Erhaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten zur Optimierung von Unternehmensprozessen und führt strukturierte, wenig strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

OCR bedeutet optical character recognition und steht für die Texterkennung in Dokumenten. Mithilfe der OCR-Technologie werden Daten, welche sich in Bildern, Dokumenten und anderen Dateien befinden, für digitale Systeme zugänglich gemacht.

Bei uns können alle Dokumente digitalisiert werden. Ganz egal, ob es sich dabei um einfaches DIN A3/A4 Papier oder auch größere Formate handelt. Auch gebundene Dokumente, Bücher und Bilder können wir zerstörungsfrei digitalisieren. Selbst alte Mikro-Film-Karten können Sie bei uns digitalisieren lassen.

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Speicherort für alle Dokumente im Unternehmen. In diesem lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren, was es Ihnen ermöglicht, einen Großteil Ihrer Papierdokumente zu vernichten. Dies spart u.a. Platz, macht die Dokumente ortsunabhängig verfügbar und erleichtert deren Wiederfinden.

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